Cara Submit Artikel ke OJS (Open Journal System) Terbaru & Lengkap

Panduan Lengkap Cara Submit Artikel ke OJS (Open Journal System)

Bagi kalangan akademisi, baik mahasiswa tingkat akhir, dosen, maupun peneliti, publikasi ilmiah merupakan kewajiban yang harus dipenuhi. Di era digital saat ini, hampir seluruh jurnal ilmiah di Indonesia dan internasional menggunakan platform bernama Open Journal System (OJS). Memahami cara submit artikel ke OJS (Open Journal System) menjadi keterampilan dasar yang wajib dikuasai agar karya ilmiah Anda dapat ditelaah oleh editor dan dipublikasikan secara resmi.

Seringkali, penulis merasa kesulitan bukan karena kualitas tulisannya, melainkan karena kebingungan menghadapi teknis unggah naskah di sistem OJS yang terlihat rumit. Artikel ini akan membedah secara mendalam langkah-langkah submisi naskah, mulai dari persiapan akun hingga tahap akhir pengiriman, guna memastikan proses publikasi Anda berjalan lancar tanpa kendala teknis.

Persiapan Sebelum Melakukan Submit ke OJS

Sebelum masuk ke teknis klik-per-klik, ada beberapa hal krusial yang harus disiapkan. Jangan terburu-buru melakukan submisi jika hal-hal berikut belum terpenuhi:

1. Menyesuaikan Template Jurnal

Setiap jurnal memiliki gaya selingkung atau template yang berbeda. Pastikan naskah Anda sudah mengikuti format tersebut, mulai dari margin, jenis font, gaya sitasi (APA, IEEE, Vancouver, dll), hingga susunan struktur IMRAD (Introduction, Method, Result, and Discussion).

2. Memastikan Artikel Sudah Anonim (Double-Blind Review)

Sebagian besar jurnal menggunakan sistem double-blind review. Artinya, reviewer tidak boleh mengetahui siapa penulisnya. Sebelum mempelajari cara submit artikel ke OJS (Open Journal System), pastikan Anda telah menghapus nama penulis dan afiliasi dari file Word yang akan diunggah (jika diminta dalam panduan penulis jurnal tersebut).

3. Menyiapkan Metadata

Siapkan data abstrak dalam bahasa Indonesia dan Inggris, kata kunci (keywords), serta referensi yang sudah rapi. Menyiapkan ini di dokumen terpisah akan memudahkan Anda melakukan copy-paste ke dalam sistem OJS nantinya.

Langkah-Langkah Cara Submit Artikel ke OJS (Open Journal System)

Proses submisi pada OJS (biasanya versi 3 yang paling banyak digunakan saat ini) terdiri dari 5 tahapan utama. Berikut adalah panduan teknisnya:

Tahap 1: Registrasi dan Login

Langkah pertama dalam cara submit artikel ke OJS (Open Journal System) adalah memiliki akun.

• Kunjungi situs web jurnal yang dituju.
• Klik menu Register. Isi data diri seperti nama lengkap, afiliasi (universitas/instansi), negara, email, dan username.
• Jangan lupa mencentang pilihan "Author" di bagian bawah agar Anda memiliki hak akses untuk mengirimkan naskah.
• Setelah akun terverifikasi melalui email, lakukan Login.

Tahap 2: Memulai Submisi Baru (Start)

Setelah login, Anda akan masuk ke Dashboard.

• Klik tombol Make a New Submission.
• Pilih bahasa naskah (biasanya Indonesia atau Inggris).
• Pilih bagian (Section), misalnya "Articles".
• Centang semua item dalam Submission Checklist. Ini adalah pernyataan bahwa naskah Anda orisinal, belum pernah dipublikasikan, dan sudah sesuai format.
• Klik Save and Continue.

Tahap 3: Mengunggah Naskah (Upload Submission)

Di tahap ini, Anda akan diminta mengunggah file.

• Pilih jenis komponen file (biasanya pilih "Article Text").
• Klik Upload File dan pilih dokumen Word Anda.
• Setelah berhasil, klik Continue dan Finish.
• Jika ada lampiran tambahan seperti data penelitian atau surat pernyataan orisinalitas, Anda bisa menambahkannya dengan cara klik "Add Another File". Jika tidak ada, klik Save and Continue.

Tahap 4: Mengisi Metadata (Enter Metadata)

Ini adalah bagian paling krusial dalam cara submit artikel ke OJS (Open Journal System). Kualitas metadata akan menentukan apakah artikel Anda mudah ditemukan di mesin pencari seperti Google Scholar.

• Masukkan judul lengkap artikel.
• Masukkan sub-judul (jika ada).
• Masukkan abstrak secara lengkap.
• Tambahkan List of Contributors. Jika penulis lebih dari satu, klik "Add Contributor" dan isi data rekan penulis Anda dengan benar.
• Masukkan kata kunci (Keywords) satu per satu atau dipisahkan dengan titik koma sesuai instruksi sistem.
• Masukkan daftar pustaka (References) pada kolom yang tersedia. Pastikan setiap referensi dipisah dengan baris baru.

Tahap 5: Konfirmasi dan Selesai (Confirmation)

Tahap terakhir adalah konfirmasi. Periksa kembali semua data yang sudah dimasukkan. Jika sudah yakin, klik Finish Submission. Akan muncul kotak dialog konfirmasi, klik "OK". Selamat, naskah Anda telah masuk ke meja editor. Anda biasanya akan menerima email notifikasi otomatis sebagai tanda bukti submisi.

Tips Agar Artikel Segera Diproses Editor

Setelah mengetahui cara submit artikel ke OJS (Open Journal System), Anda tentu ingin naskah tersebut segera diproses. Berikut adalah tips profesional agar editor tidak menolak naskah Anda di tahap awal:

1. Periksa Kesesuaian Fokus dan Ruang Lingkup

Banyak penulis gagal karena mengirimkan artikel ke jurnal yang salah. Pastikan topik penelitian Anda masuk dalam Aim and Scope jurnal tersebut. Jika melenceng, editor akan melakukan Desk Reject (penolakan langsung tanpa review).

2. Gunakan Reference Manager

Gunakan tools seperti Mendeley atau Zotero. Editor jurnal sangat menyukai naskah yang sitasinya rapi dan sinkron antara kutipan di dalam teks dengan daftar pustaka di akhir. Hal ini menunjukkan profesionalitas Anda sebagai peneliti.

3. Cek Plagiarisme Terlebih Dahulu

Sebelum melakukan submisi, lakukan pengecekan mandiri menggunakan Turnitin atau aplikasi serupa. Batas toleransi kemiripan biasanya di bawah 20-25%. Jika tingkat plagiarisme tinggi, naskah Anda berisiko langsung ditolak.

4. Surat Pengantar (Cover Letter) yang Menarik

Beberapa OJS menyediakan kolom komentar untuk editor. Gunakan kesempatan ini untuk menuliskan Cover Letter singkat yang menjelaskan mengapa penelitian Anda penting dan apa kebaruannya (novelty).

Memahami Status Naskah di OJS

Setelah selesai mengikuti cara submit artikel ke OJS (Open Journal System), Anda bisa memantau perkembangan naskah melalui dashboard akun Anda. Berikut adalah beberapa status yang sering muncul:

• Submission Needing Resubmission: Ada kendala teknis, editor meminta Anda mengunggah ulang file (mungkin karena identitas penulis belum dihapus atau salah template).
• Awaiting Assignment: Naskah sedang menunggu editor untuk menunjuk reviewer.
• In Review: Naskah sedang diproses oleh mitra bebestari (reviewer). Proses ini biasanya memakan waktu 4-12 minggu.
• In Editing/Production: Naskah Anda telah diterima dan sedang dalam tahap tata letak (layout) sebelum diterbitkan.
• Declined: Naskah ditolak. Jangan berkecil hati, pelajari feedback dari reviewer dan kirimkan ke jurnal lain.

Kesalahan Umum Saat Submit ke OJS

Menghindari kesalahan adalah bagian penting dari strategi publikasi yang sukses. Beberapa kesalahan yang sering dilakukan penulis pemula antara lain:

1. Typo pada Metadata: Mengisi nama atau judul di sistem OJS dengan asal-asalan, padahal data inilah yang akan digunakan untuk indeksasi.
2. File Corrupt: Mengunggah file yang tidak bisa dibuka. Selalu pastikan file Anda dalam format .docx atau .pdf sesuai permintaan.
3. Double Submission: Mengirimkan naskah yang sama ke dua jurnal berbeda secara bersamaan. Ini adalah pelanggaran etika publikasi yang berat.

Kesimpulan

Menguasai cara submit artikel ke OJS (Open Journal System) adalah langkah awal yang sangat penting bagi kemajuan karier akademik Anda. Dengan mengikuti prosedur yang benar—mulai dari pendaftaran akun, pengisian metadata yang akurat, hingga pengunggahan file yang sesuai template—Anda telah memperbesar peluang naskah untuk segera diproses dan diterbitkan. Ketelitian dalam setiap tahapan teknis mencerminkan kualitas Anda sebagai seorang peneliti yang profesional.

Jika Anda masih mengalami kesulitan teknis dalam proses publikasi atau membutuhkan pendampingan ahli untuk menembus jurnal terakreditasi, silakan hubungi tim profesional jagojurnal.com melalui WhatsApp di 085643695389.