Cara Submit Artikel ke OJS (Open Journal System) Terbaru & Lengkap

Bagi kalangan akademisi, baik mahasiswa tingkat akhir, dosen, maupun peneliti, publikasi artikel ilmiah merupakan sebuah kewajiban untuk mendiseminasi hasil riset. Saat ini, hampir seluruh jurnal ilmiah di Indonesia maupun internasional menggunakan platform manajemen jurnal berbasis web. Oleh karena itu, memahami cara submit artikel ke OJS (Open Journal System) adalah keterampilan dasar yang wajib dikuasai. OJS sendiri merupakan sistem manajemen dan penerbitan jurnal yang dikembangkan oleh Public Knowledge Project (PKP) dan telah menjadi standar industri dalam dunia publikasi akademik.

Proses pengiriman artikel atau submission melalui OJS mungkin terlihat mengintimidasi bagi pemula. Namun, jika Anda mengikuti langkah-langkah yang sistematis, proses ini sebenarnya sangat logis dan terstruktur. Artikel ini akan mengupas tuntas setiap tahapan, mulai dari persiapan berkas hingga artikel Anda berhasil masuk ke meja editor.

Persiapan Sebelum Melakukan Submit ke OJS

Sebelum masuk ke teknis cara submit artikel ke OJS (Open Journal System), ada beberapa hal krusial yang harus Anda siapkan. Kegagalan pada tahap awal ini sering kali menyebabkan artikel ditolak langsung (desk rejection) sebelum sempat ditinjau oleh mitra bestari (reviewer).

1. Memilih Jurnal yang Sesuai (Scope & Aim)

Langkah pertama bukan membuka website, melainkan memastikan bahwa artikel Anda sesuai dengan cakupan jurnal tujuan. Baca bagian About the Journal atau Aims and Scope. Jika artikel Anda tentang pendidikan matematika namun dikirim ke jurnal hukum, maka artikel tersebut akan langsung ditolak.

2. Menyesuaikan Template Jurnal

Setiap pengelola jurnal memiliki gaya selingkung atau template yang berbeda. Pastikan format judul, jenis huruf, sistem sitasi (APA, IEEE, atau Harvard), hingga tata letak tabel dan gambar sudah sesuai dengan template yang disediakan oleh jurnal tersebut.

3. Menyiapkan File Pendukung

Selain naskah utama, Anda mungkin perlu menyiapkan file tambahan seperti:

• Supplementary files: Data mentah atau instrumen penelitian.
• Cover Letter: Surat pengantar yang menjelaskan mengapa artikel Anda penting.
• Title Page: Jika jurnal menerapkan double-blind review, Anda harus memisahkan identitas penulis dari naskah utama.

Panduan Lengkap Cara Submit Artikel ke OJS (Open Journal System)

Berikut adalah langkah-langkah teknis melakukan submisi pada platform OJS (umumnya OJS versi 3 yang paling banyak digunakan saat ini):

Langkah 1: Registrasi atau Login

Kunjungi situs web jurnal tujuan Anda. Cari menu Register jika Anda belum memiliki akun, atau Login jika sudah pernah mendaftar. Saat registrasi, pastikan Anda mengisi data diri dengan lengkap, terutama nama, afiliasi (universitas/instansi), dan email yang aktif. Jangan lupa mencentang peran Anda sebagai Author agar sistem memberikan akses untuk mengirimkan naskah.

Langkah 2: Memulai Submisi Baru (New Submission)

Setelah berhasil login, Anda akan masuk ke Dashboard. Klik tombol New Submission. Di sini, Anda akan diminta untuk melewati lima tahap utama yang disediakan oleh sistem OJS.

Langkah 3: Tahap 1 - Start

Pada bagian ini, Anda harus memilih bahasa (jika tersedia opsi multipahasa) dan kategori artikel (misalnya: Original Research Articles). Anda juga wajib mencentang daftar periksa (submission checklist) yang menyatakan bahwa artikel Anda orisinal, belum pernah dipublikasikan, dan sudah sesuai format. Jika ada pesan untuk editor, Anda bisa menuliskannya di kolom Comments for the Editor.

Langkah 4: Tahap 2 - Upload Submission

Inilah inti dari cara submit artikel ke OJS (Open Journal System).

1. Pilih Article Component (biasanya pilih "Article Text").
2. Unggah file artikel Anda (disarankan dalam format .doc atau .docx).
3. Klik Continue dan Finish setelah file berhasil terunggah dengan sempurna.

Langkah 5: Tahap 3 - Enter Metadata

Tahapan ini sangat penting untuk indeksasi jurnal di mesin pencari seperti Google Scholar.

• Title & Abstract: Masukkan judul dan abstrak artikel Anda. Pastikan tidak ada karakter aneh yang ikut tersalin.
• List of Contributors: Tambahkan semua penulis yang terlibat sesuai urutan. Masukkan nama, email, afiliasi, dan negara. Jangan sampai ada penulis yang terlewat karena hal ini sensitif dalam etika publikasi.
• Keywords: Masukkan kata kunci satu per satu atau sesuai petunjuk sistem (biasanya dipisahkan koma atau titik koma).
• References: Salin daftar pustaka dari artikel Anda ke kolom yang disediakan.

Langkah 6: Tahap 4 - Confirmation

Sistem akan menampilkan ringkasan file yang telah diunggah. Jika sudah yakin, klik Finish Submission. Anda akan menerima notifikasi melalui email bahwa artikel telah berhasil diterima oleh sistem.

Langkah 7: Tahap 5 - Next Steps

Pada tahap ini, tugas Anda sebagai penulis adalah menunggu. Anda bisa memantau status artikel di dashboard, apakah sedang dalam tahap In Review, Revisions Required, atau Accepted.

Tips Agar Artikel Lolos Desk Review Setelah Submit

Mengetahui cara submit artikel ke OJS (Open Journal System) saja tidak cukup. Banyak penulis kecewa karena naskahnya ditolak dalam waktu 24 jam. Berikut tips agar naskah Anda lanjut ke tahap Peer Review:

Pastikan Skor Plagiasi Rendah

Sebelum melakukan submisi, cek naskah Anda menggunakan perangkat lunak anti-plagiasi seperti Turnitin atau iThenticate. Umumnya, pengelola jurnal menetapkan ambang batas kesamaan (similarity index) di bawah 20% atau 25%.

Gunakan Reference Manager

Editor sangat menyukai naskah yang rapi. Gunakan aplikasi manajemen referensi seperti Mendeley atau Zotero. Hal ini menjamin bahwa setiap kutipan di dalam teks memiliki daftar pustaka yang sesuai, dan formatnya konsisten 100%.

Perhatikan Kualitas Abstrak

Abstrak adalah "etalase" artikel Anda. Pastikan abstrak mencakup latar belakang singkat, tujuan, metode, hasil utama, dan simpulan. Jika abstrak ditulis dengan buruk, editor mungkin berasumsi bahwa isi penelitiannya juga kurang berkualitas.

Mengatasi Masalah Umum Saat Submisi di OJS

Sering kali penulis menghadapi kendala teknis saat proses submisi. Berikut beberapa solusi untuk masalah yang sering muncul:

1. Gagal Upload File: Biasanya terjadi karena ukuran file terlalu besar (terutama jika banyak gambar resolusi tinggi) atau koneksi internet tidak stabil. Coba kompres gambar atau gunakan browser lain.
2. Lupa Password: Gunakan fitur Forgot Password. Jika email tidak kunjung masuk ke Inbox, cek folder Spam.
3. Tidak Bisa Menambah Penulis: Pastikan Anda mengklik tombol "Add Contributor" untuk setiap penulis tambahan. Jangan hanya menuliskan nama penulis lain di kolom komentar.
4. Metadata Tidak Muncul: Pastikan naskah tidak diproteksi password dan format file benar-benar .docx yang standar.

Memahami Alur Setelah Submisi (Post-Submission)

Setelah Anda mempraktikkan cara submit artikel ke OJS (Open Journal System), perjalanan naskah Anda baru saja dimulai. Berikut adalah status-status yang akan Anda temui:

• Submission Leveled/Awaiting Assignment: Artikel baru saja masuk dan menunggu editor ditunjuk.
• In Review: Artikel sedang dinilai oleh pakar di bidangnya secara anonim.
• Revisions Required: Anda diminta melakukan perbaikan berdasarkan masukan reviewer.
• Accepted: Artikel diterima untuk diterbitkan.
• In Production: Artikel sedang dalam proses layout sebelum dipublikasikan secara resmi (pemberian nomor halaman dan DOI).

Kesimpulan

Menguasai cara submit artikel ke OJS (Open Journal System) adalah langkah awal yang sangat menentukan keberhasilan publikasi ilmiah Anda. Dengan mengikuti prosedur yang benar, mulai dari pendaftaran akun, pengisian metadata yang akurat, hingga pengunggahan naskah sesuai template, Anda mempermudah kerja editor dan meningkatkan profesionalisme Anda sebagai peneliti. Selalu teliti kembali setiap kolom yang diisi agar tidak terjadi kesalahan data yang dapat menghambat proses indeksasi di masa depan.

Jika Anda merasa kesulitan atau tidak memiliki waktu luang untuk mengurus proses submisi dan korespondensi jurnal yang rumit, Anda dapat menghubungi tim ahli di jagojurnal.com melalui WhatsApp 085643695389 untuk mendapatkan pendampingan profesional hingga artikel Anda terbit.