Cara Submit Artikel ke OJS: Panduan Lengkap Publikasi Jurnal Ilmiah

Bagi kalangan akademisi, baik mahasiswa tingkat akhir, dosen, maupun peneliti, publikasi ilmiah adalah sebuah kewajiban yang tidak bisa ditawar. Saat ini, hampir seluruh jurnal ilmiah di Indonesia dan dunia telah menggunakan platform digital berbasis web. Memahami cara submit artikel ke OJS (Open Journal System) menjadi keterampilan dasar yang wajib dikuasai agar karya tulis Anda bisa diproses oleh editor dan diterbitkan secara resmi.

Open Journal System (OJS) sendiri adalah platform manajemen jurnal sumber terbuka yang paling populer. Meskipun tampilannya mungkin berbeda antar jurnal (tergantung versi OJS yang digunakan), alur kerjanya tetaplah sama. Artikel ini akan mengupas tuntas langkah-langkah teknis, persiapan dokumen, hingga etika publikasi yang perlu Anda perhatikan saat melakukan submit jurnal.

Persiapan Sebelum Melakukan Submit Artikel ke OJS

Sebelum masuk ke teknis klik-mengklik di website jurnal, ada beberapa persiapan krusial yang menentukan apakah artikel Anda akan lanjut ke tahap review atau langsung ditolak (reject) oleh editor karena masalah administratif.

1. Menyesuaikan Template Jurnal

Setiap jurnal memiliki gaya selingkung (house style) yang berbeda. Jangan pernah mengirimkan artikel dengan format sembarangan. Unduh template yang disediakan di sidebar website jurnal tersebut. Pastikan jenis huruf, ukuran margin, sistem sitasi (APA, IEEE, Vancouver), hingga tata letak tabel sudah sesuai dengan contoh.

2. Memastikan Orisinalitas (Cek Plagiasi)

Editor jurnal akan langsung menolak artikel dengan tingkat kesamaan (similarity) yang tinggi. Gunakan perangkat lunak seperti Turnitin atau iThenticate untuk mengecek naskah Anda. Batas toleransi biasanya berada di angka 15% hingga 25% tergantung kebijakan masing-masing pengelola jurnal.

3. Menyiapkan Dokumen Pendukung

Selain naskah utama, beberapa jurnal meminta dokumen tambahan seperti:

• Cover Letter: Surat pengantar yang menjelaskan mengapa artikel Anda penting.
• Statement of Originality: Surat pernyataan bahwa karya tersebut asli dan tidak sedang dikirim ke jurnal lain.
• Supplementary Files: Seperti dataset mentah, instrumen penelitian, atau lampiran foto.

Langkah-Langkah Cara Submit Artikel ke OJS (Open Journal System)

Berikut adalah panduan teknis langkah demi langkah yang umumnya berlaku pada OJS versi 2 maupun OJS versi 3 (versi yang paling banyak digunakan saat ini).

Tahap 1: Registrasi dan Login

Langkah pertama dalam cara submit artikel ke OJS (Open Journal System) adalah memiliki akun. Kunjungi website jurnal tujuan Anda, lalu cari menu "Register".

• Isi data diri dengan lengkap: Nama depan, nama belakang, afiliasi (universitas/instansi), negara, dan email aktif.
• Penting: Centang pilihan "Author" pada bagian Register as. Jika Anda hanya mencentang sebagai Reader, Anda tidak akan menemukan tombol untuk mengirimkan artikel.
• Setelah berhasil daftar, lakukan Login menggunakan username dan password yang telah dibuat.

Tahap 2: Memulai Pengiriman (Start New Submission)

Setelah masuk ke Dashboard, klik tombol "New Submission". Anda akan dihadapkan pada lima langkah proses pengiriman:

1. Start: Pilih bahasa naskah dan kategori artikel (misal: Original Research atau Review Article). Centang semua submission checklist yang menyatakan bahwa Anda sudah mengikuti aturan jurnal.
2. Upload Submission: Di sini Anda akan mengunggah file naskah. Pilih jenis file (biasanya Article Text), lalu unggah file dalam format .doc atau .docx. Pastikan file tidak mengandung identitas penulis jika jurnal menggunakan sistem Double Blind Review.
3. Enter Metadata: Ini adalah bagian paling krusial. Masukkan judul artikel, abstrak, dan kata kunci (keywords). Jika penulis lebih dari satu, klik "Add Contributor" dan masukkan semua nama penulis sesuai urutan di naskah. Kesalahan memasukkan metadata dapat berakibat pada salahnya indeksasi di Google Scholar atau SINTA.
4. Confirmation: Cek kembali file yang sudah diunggah. Jika sudah yakin, klik "Finish Submission".
5. Next Steps: Anda akan menerima notifikasi melalui email bahwa artikel telah berhasil dikirim.

Memahami Status Artikel Setelah Submit

Setelah Anda menyelesaikan cara submit artikel ke OJS (Open Journal System), tugas Anda belum selesai. Anda harus memantau perkembangan naskah di dashboard secara berkala. Berikut adalah beberapa status yang sering muncul:

1. Submission Needing Revision

Editor meminta Anda memperbaiki format atau melengkapi data yang kurang sebelum naskah dikirim ke mitra bestari (reviewer). Pastikan Anda merespons ini dengan cepat agar proses tidak terhambat.

2. In Review

Artikel Anda sedang ditelaah oleh pakar di bidangnya. Proses ini biasanya memakan waktu 4 minggu hingga beberapa bulan, tergantung pada ketersediaan reviewer dan kebijakan jurnal.

3. Revision Required

Status ini adalah kabar baik. Artinya artikel Anda diterima dengan catatan. Ada dua jenis revisi: Minor Revision (perbaikan kecil) dan Major Revision (perbaikan mendasar pada metodologi atau analisis). Anda wajib menyertakan file "Response to Reviewer" saat mengunggah kembali hasil revisi.

4. Accepted/Declined

Accepted berarti artikel Anda siap masuk ke tahap layouting dan penerbitan. Declined (atau Rejected) berarti artikel tidak bisa diterbitkan karena berbagai alasan, seperti tidak sesuai skop ilmu atau kualitas ilmiah yang kurang memadai.

Tips Agar Artikel Cepat Lolos Review di OJS

Mengetahui teknik cara submit artikel ke OJS (Open Journal System) saja tidak cukup. Anda butuh strategi agar naskah tidak sekadar mengendap di sistem.

• Judul yang Menarik dan Informatif: Hindari judul yang terlalu umum. Gunakan judul yang langsung menunjukkan temuan atau kebaruan (novelty) penelitian Anda.
• Abstrak yang Solid: Editor seringkali memutuskan nasib artikel hanya dengan membaca abstrak. Pastikan ada latar belakang singkat, tujuan, metode, hasil utama, dan simpulan dalam satu paragraf yang padat (biasanya 150-250 kata).
• Referensi Terkini: Gunakan referensi dari jurnal bereputasi dalam 5-10 tahun terakhir. Ini menunjukkan bahwa penelitian Anda mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan terbaru.
• Komunikasi dengan Editor: Jika dalam 2 bulan status artikel tidak berubah (tetap Submission atau Awaiting Assignment), jangan ragu untuk mengirim pesan melalui sistem OJS atau email resmi jurnal untuk menanyakan progres naskah Anda.

Kesalahan Umum Saat Submit Jurnal yang Harus Dihindari

Banyak penulis pemula melakukan kesalahan teknis saat menjalankan cara submit artikel ke OJS (Open Journal System) yang berujung pada penolakan instan.

1. Typo di Metadata: Menulis nama penulis atau afiliasi dengan salah di sistem OJS akan menyulitkan saat proses sitasi dan pengurusan angka kredit (KUM).
2. Mengirim ke Dua Jurnal Sekaligus: Tindakan ini disebut multiple submission dan merupakan pelanggaran etika berat dalam dunia akademik.
3. File Naskah Masih Berisi Identitas Penulis: Banyak jurnal menerapkan blind review. Jika Anda membiarkan nama Anda tercantum di dalam file Word yang diunggah, editor mungkin akan mengembalikan file tersebut untuk dihapus identitasnya, yang tentu membuang waktu.
4. Mengabaikan Email Notifikasi: Sistem OJS mengirimkan semua instruksi via email. Sering-seringlah mengecek folder Spam karena terkadang email dari sistem OJS dianggap sampah oleh penyedia layanan email.

Kesimpulan

Menguasai cara submit artikel ke OJS (Open Journal System) adalah langkah awal yang menentukan kesuksesan publikasi ilmiah Anda. Dengan mengikuti prosedur yang benar—mulai dari pendaftaran, pengunggahan naskah, pengisian metadata yang akurat, hingga merespons hasil revisi dengan kooperatif—peluang artikel Anda untuk terbit di jurnal bereputasi akan semakin besar. Pastikan untuk selalu membaca pedoman penulisan (Author Guidelines) pada setiap jurnal karena setiap pengelola memiliki preferensi yang unik.

Jika Anda merasa kesulitan dengan proses teknis atau membutuhkan pendampingan dalam merapikan naskah sesuai standar jurnal, Anda bisa menghubungi tim profesional di jagojurnal.com melalui WhatsApp 085643695389.