Cara Submit Artikel ke OJS: Panduan Lengkap Publikasi Jurnal Ilmiah

Melakukan publikasi karya ilmiah merupakan kewajiban bagi mahasiswa tingkat akhir, dosen, maupun peneliti sebagai bentuk diseminasi ilmu pengetahuan. Di Indonesia, hampir seluruh pengelola jurnal ilmiah menggunakan platform berbasis Open Journal System untuk mengelola naskah mereka. Oleh karena itu, memahami cara submit artikel ke OJS (Open Journal System) dengan benar adalah keterampilan dasar yang harus dimiliki oleh setiap akademisi agar naskah mereka dapat diproses dengan cepat oleh editor.

OJS sendiri adalah platform manajemen jurnal yang sangat terstruktur. Setiap langkah, mulai dari pengiriman naskah (submission), proses review, revisi, hingga penerbitan dilakukan dalam satu sistem yang terintegrasi. Meskipun terlihat teknis, proses ini sebenarnya cukup sederhana jika Anda memahami alur dan persyaratan yang diminta oleh pengelola jurnal.

Persiapan Sebelum Melakukan Submit ke OJS

Sebelum kita masuk ke langkah teknis mengenai cara submit artikel ke OJS (Open Journal System), ada beberapa hal krusial yang harus disiapkan. Kesalahan pada tahap awal ini sering kali menyebabkan artikel ditolak secara administratif (desk rejection) sebelum sempat dibaca oleh reviewer.

1. Menyesuaikan Template Jurnal

Setiap jurnal memiliki gaya selingkung (house style) yang berbeda. Anda wajib mengunduh template yang disediakan di website jurnal tujuan. Pastikan margin, jenis font, ukuran font, hingga format sitasi (APA, IEEE, Harvard, dll) sudah sesuai 100%.

2. Melakukan Cek Plagiarisme

Pastikan naskah Anda memiliki tingkat kemiripan (similarity index) di bawah batas maksimal yang ditentukan jurnal (biasanya di bawah 20% atau 25%). Gunakan software seperti Turnitin atau iThenticate untuk memastikan keaslian karya Anda.

3. Menyiapkan File Pendukung

Selain naskah utama (main manuscript), beberapa jurnal meminta file tambahan seperti:

• Supplementary File: Data penelitian, instrumen kuesioner, atau kode program.
• Title Page: Halaman yang berisi nama penulis lengkap beserta afiliasi dan email (beberapa jurnal meminta main manuscript dikirim tanpa nama penulis untuk proses double-blind review).
• Ethical Statement/Copyright Transfer Form: Surat pernyataan etika atau pengalihan hak cipta.

Langkah-Langkah Cara Submit Artikel ke OJS (Open Journal System)

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk melakukan submit artikel pada OJS versi 3, yang merupakan versi paling banyak digunakan saat ini.

Tahap 1: Registrasi Akun dan Login

Langkah pertama dalam cara submit artikel ke OJS (Open Journal System) adalah memiliki akun di website jurnal tersebut.

1. Buka website jurnal tujuan.
2. Klik menu Register di pojok kanan atas.
3. Isi data diri dengan lengkap. Hal yang paling penting adalah mengisi Nama, Afiliasi (Universitas/Institusi), Email, dan Negara.
4. Pastikan Anda mencentang pilihan "Yes, I would like to be contacted with notifications and newsletters" dan yang terpenting "Author: Able to submit items to the journal".
5. Setelah mendaftar, lakukan Login menggunakan username dan password yang telah dibuat.

Tahap 2: Memulai Submisi Baru (Start New Submission)

Setelah berhasil login, Anda akan diarahkan ke Dashboard.

1. Klik tombol New Submission yang biasanya berwarna biru atau mencolok di bagian kanan dashboard.
2. Section: Pilih kategori artikel Anda (misalnya: Original Research Articles atau Review Articles).
3. Submission Requirements: Centang semua daftar periksa (checklist) yang menyatakan bahwa artikel Anda orisinal, belum pernah dipublikasikan, dan sudah sesuai format.
4. Comments for the Editor (Opsional): Anda bisa memberikan pesan singkat kepada editor, misalnya ucapan terima kasih atau penekanan singkat mengenai urgensi penelitian Anda.
5. Klik Save and Continue.

Tahap 3: Mengunggah File Naskah (Upload Submission)

Ini adalah tahap krusial dalam cara submit artikel ke OJS (Open Journal System).

1. Pilih Article Component. Biasanya Anda harus memilih "Article Text".
2. Klik Upload File dan pilih file naskah Anda (format .doc atau .docx).
3. Setelah terunggah, klik Continue.
4. Jika Anda memiliki file tambahan (seperti tabel atau gambar terpisah), Anda bisa mengklik "Add Another File". Jika tidak, klik Complete.
5. Klik Save and Continue.

Tahap 4: Mengisi Metadata Artikel (Enter Metadata)

Metadata adalah data yang akan terbaca oleh mesin pencari seperti Google Scholar. Pengisian metadata yang akurat sangat penting untuk indeksasi.

1. Title: Masukkan judul artikel lengkap.
2. Abstract: Salin dan tempel abstrak Anda ke kolom yang tersedia.
3. List of Contributors: Masukkan nama semua penulis sesuai urutan di artikel. Klik "Add Contributor" untuk menambah penulis kedua, ketiga, dan seterusnya. Pastikan salah satu penulis ditandai sebagai Principal Contact (korespondensi).
4. Keywords: Masukkan kata kunci. Tips: Masukkan kata kunci satu per satu (tekan enter setelah setiap kata) agar sistem membacanya secara terpisah.
5. References: Salin daftar pustaka dari artikel Anda dan tempel di sini. Pastikan formatnya rapi.

Tahap 5: Konfirmasi dan Selesai

Langkah terakhir dalam cara submit artikel ke OJS (Open Journal System) adalah konfirmasi.

1. Sistem akan menampilkan ringkasan data yang Anda masukkan.
2. Klik Finish Submission.
3. Akan muncul pop-up konfirmasi, klik OK.
4. Anda akan menerima email otomatis yang menyatakan bahwa naskah telah berhasil diterima oleh sistem.

Apa yang Harus Dilakukan Setelah Submit?

Setelah Anda berhasil mengikuti cara submit artikel ke OJS (Open Journal System) di atas, naskah Anda akan melewati beberapa status di dashboard OJS:

1. Submission: Naskah baru saja masuk dan menunggu pengecekan awal oleh editor (screening).
2. Review: Naskah sedang dikirim ke mitra bestari (reviewer) untuk dinilai kualitas substansinya. Proses ini memakan waktu 1-3 bulan tergantung kebijakan jurnal.
3. Copyediting: Naskah telah diterima namun perlu perbaikan tata bahasa dan format akhir.
4. Production: Tahap final sebelum artikel terbit (layouting).

Jangan ragu untuk memantau dashboard OJS Anda secara berkala. Jika dalam waktu lebih dari 2 bulan status artikel tidak berubah, Anda diperbolehkan mengirimkan email sopan kepada editor untuk menanyakan progres naskah.

Kesalahan Umum Saat Submit ke OJS

Banyak penulis gagal di tahap awal karena meremehkan hal-hal teknis. Hindari kesalahan berikut:

• Profil Penulis Tidak Lengkap: Tidak mencantumkan ID ORCID atau afiliasi yang jelas.
• Metadata Tidak Sesuai: Judul di sistem berbeda dengan judul di file naskah.
• File "Anonymized" Masih Berisi Nama: Jika jurnal menggunakan double-blind review, pastikan identitas penulis dalam file naskah sudah dihapus total.
• Lupa Klik 'Finish Submission': Banyak yang mengira setelah upload file proses selesai. Padahal, Anda harus mengklik tombol konfirmasi akhir hingga muncul pesan sukses.

Keuntungan Memahami Cara Submit Artikel ke OJS secara Mandiri

Memahami cara submit artikel ke OJS (Open Journal System) memberikan keuntungan tersendiri bagi akademisi. Selain menunjukkan profesionalisme, Anda juga dapat memastikan bahwa data yang masuk ke database jurnal (seperti nama dan afiliasi) adalah data yang paling akurat. Hal ini akan berdampak pada kemudahan artikel Anda ditemukan oleh peneliti lain di mesin pencarian akademik.

Selain itu, dengan menguasai sistem OJS, Anda menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada pihak ketiga untuk urusan administrasi dasar publikasi. Namun, jika Anda memiliki keterbatasan waktu atau kesulitan dalam menyesuaikan naskah dengan template yang rumit, bantuan dari profesional sering kali menjadi pilihan yang bijak agar naskah tidak terus-menerus dikembalikan oleh editor.

Tips Agar Artikel Cepat Lolos Review

Selain paham cara submit artikel ke OJS (Open Journal System), kualitas naskah adalah penentu utama. Pastikan abstrak Anda mencakup latar belakang, tujuan, metode, hasil, dan kesimpulan secara ringkas (biasanya 150-250 kata). Gunakan referensi yang mutakhir (minimal 80% dari jurnal 5-10 tahun terakhir). Hal-hal detail seperti ini sangat disukai oleh editor jurnal bereputasi (SINTA atau Scopus).

Gunakan juga manajer referensi seperti Mendeley atau Zotero. Editor sangat menghargai naskah yang daftar pustakanya konsisten dan bisa diklik (memiliki link DOI). Ini menunjukkan bahwa penulis bekerja secara sistematis dan serius dalam menyusun karya ilmiahnya.

Kesimpulan

Proses publikasi ilmiah memang membutuhkan ketelitian tinggi, mulai dari persiapan naskah hingga memahami cara submit artikel ke OJS (Open Journal System). Dengan mengikuti panduan di atas—mulai dari registrasi, pengisian metadata, hingga konfirmasi akhir—Anda telah memperbesar peluang naskah Anda untuk segera diproses oleh tim editorial. Pastikan semua dokumen sudah lengkap dan sesuai template agar tidak terjadi penolakan di tahap administrasi.

Jika Anda merasa kesulitan dalam proses submit, penyesuaian template, atau butuh bantuan dalam memoles naskah agar layak publikasi, Anda dapat menghubungi tim profesional kami melalui WhatsApp di 085643695389 untuk layanan pendampingan dari jagojurnal.com.