Cara Cek Progress dan Kemajuan Peer-Review Artikel di Portal OJS 2

Pendahuluan: Memahami Proses Review Artikel di OJS 2

Bagi para akademisi, peneliti, maupun mahasiswa pascasarjana, menerbitkan artikel ilmiah di jurnal terindeks adalah sebuah pencapaian yang signifikan. Proses publikasi ini seringkali melibatkan platform Open Journal Systems (OJS), terutama OJS versi 2 yang masih banyak digunakan oleh berbagai jurnal di Indonesia. Setelah Anda berhasil mengirimkan naskah, muncul pertanyaan krusial: bagaimana cara cek kemajuan review artikel di OJS 2 yang sudah Anda submit? Memantau progress naskah bukan hanya untuk menghilangkan rasa cemas, tetapi juga untuk merencanakan langkah selanjutnya, seperti mempersiapkan revisi atau bahkan mempertimbangkan jurnal lain jika proses terlalu lama.

Proses peer-review adalah jantung dari publikasi ilmiah, memastikan kualitas dan validitas penelitian yang dipublikasikan. Setiap naskah akan melewati serangkaian tahapan ketat, mulai dari seleksi awal oleh editor, pengiriman ke reviewer ahli, hingga potensi revisi berdasarkan masukan. Memahami setiap tahapan dan cara melacaknya di OJS 2 akan sangat membantu Anda dalam menavigasi dunia publikasi ilmiah yang kompetitif.

Mengapa Penting Memantau Kemajuan Artikel Anda?

Memantau kemajuan artikel Anda di OJS 2 bukan sekadar hobi atau kebiasaan, melainkan sebuah kebutuhan strategis bagi setiap penulis. Ada beberapa alasan kuat mengapa Anda harus secara aktif mengecek status naskah Anda:

• Mengurangi Kecemasan dan Ketidakpastian: Proses review bisa memakan waktu berbulan-bulan, bahkan lebih. Dengan mengetahui status terkini, Anda bisa mengurangi tingkat kecemasan dan memiliki gambaran yang lebih jelas tentang apa yang sedang terjadi.
• Perencanaan Waktu yang Lebih Baik: Jika naskah Anda memerlukan revisi, mengetahui statusnya lebih awal memungkinkan Anda untuk segera menyusun jadwal revisi. Jika ditolak, Anda bisa segera mencari jurnal alternatif untuk submission berikutnya.
• Memahami Standar dan Proses Jurnal: Setiap jurnal memiliki kebijakan dan kecepatan review yang berbeda. Dengan memantau, Anda akan lebih memahami ritme kerja jurnal tersebut, yang bisa menjadi pelajaran berharga untuk submission di masa mendatang.
• Proaktif dalam Komunikasi: Dalam kasus tertentu, editor mungkin memerlukan informasi tambahan dari Anda. Dengan memantau, Anda bisa merespons permintaan tersebut dengan cepat, memastikan proses tidak terhambat.
• Menghindari Duplikasi Submission: Meskipun tidak direkomendasikan, beberapa penulis mungkin tergoda untuk mengirimkan naskah ke jurnal lain jika tidak ada kabar. Memantau status membantu Anda menghindari praktik submission ganda yang tidak etis dan bisa merugikan reputasi Anda.

Memiliki visibilitas atas status naskah adalah salah satu bentuk profesionalisme dalam dunia akademik.

Langkah-Langkah Login dan Navigasi Awal di OJS 2

Sebelum Anda dapat mengecek kemajuan review artikel, langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengakses portal OJS jurnal tujuan Anda dan melakukan login. Berikut adalah panduan dasar:

1. Kunjungi Situs Web Jurnal: Buka browser Anda dan masukkan alamat URL jurnal tempat Anda mengirimkan artikel. Pastikan Anda berada di situs resmi jurnal tersebut.
2. Cari Tombol ‘Login’ atau ‘Masuk’: Biasanya, tombol ini terletak di pojok kanan atas atau di sidebar website. Klik tombol tersebut.
3. Masukkan Username dan Password: Gunakan kredensial (nama pengguna dan kata sandi) yang Anda gunakan saat mendaftar dan mengirimkan artikel. Jika lupa, cari opsi ‘Lupa Kata Sandi’ untuk meresetnya.
4. Akses ‘User Home’ atau ‘My Journals’: Setelah berhasil login, Anda akan diarahkan ke halaman ‘User Home’ atau ‘Dashboard’. Di sini, Anda akan melihat peran Anda (misalnya, Author, Reviewer, Editor, dll.).
5. Pilih Peran ‘Author’: Di bawah ‘User Home’, biasanya ada bagian ‘My Journals’ atau ‘Author’. Klik pada link yang menunjukkan peran Anda sebagai penulis untuk jurnal yang bersangkutan.
6. Navigasi ke ‘Active Submissions’: Di halaman ‘Author Home’, Anda akan melihat beberapa opsi, termasuk ‘New Submission’, ‘Active Submissions’, dan ‘Archived Submissions’. Untuk melihat artikel yang sedang dalam proses review, klik ‘Active Submissions’.

Halaman ‘Active Submissions’ adalah gerbang utama Anda untuk memantau semua naskah yang masih dalam proses. Di sinilah Anda akan menemukan daftar judul artikel yang telah Anda kirimkan, lengkap dengan ID submission dan status terkini.

Memahami Status Review Artikel di OJS 2: Istilah Kunci

Salah satu tantangan dalam memantau progress artikel di OJS 2 adalah memahami berbagai istilah status yang digunakan. Setiap status merepresentasikan tahapan tertentu dalam alur kerja editorial. Berikut adalah beberapa status umum yang akan Anda temui:

• New Submission / Unassigned: Artikel Anda baru saja diterima oleh sistem dan belum ditugaskan kepada editor. Editor Seksi atau Editor Kepala mungkin masih memeriksa kelengkapan awal atau menentukan editor yang relevan.
• In Review / Review Assigned: Ini adalah status yang paling dinanti. Artikel Anda telah melewati seleksi awal dan sudah ditugaskan kepada satu atau lebih reviewer ahli untuk dievaluasi. Tahap ini bisa memakan waktu paling lama.
• Under Review: Serupa dengan ‘In Review’, artinya naskah Anda sedang dalam proses ditinjau oleh reviewer.
• Revisions Required / Revisions Requested: Selamat! Artinya artikel Anda tidak langsung ditolak, tetapi memerlukan perbaikan. Editor telah membuat keputusan berdasarkan masukan reviewer dan meminta Anda untuk merevisi naskah. Anda akan diberikan waktu tertentu untuk mengunggah versi revisi.
• Resubmitted for Review: Setelah Anda mengunggah revisi, kadang-kadang artikel akan dikirimkan kembali ke reviewer yang sama atau reviewer baru untuk memastikan semua perbaikan telah dilakukan sesuai harapan.
• In Editing / Copyediting / Layout / Proofreading: Ini adalah pertanda baik! Artikel Anda telah diterima dan sedang memasuki tahapan produksi. Ini meliputi proses editing bahasa (copyediting), penataan halaman (layout), dan pengecekan akhir sebelum diterbitkan (proofreading).
• Accepted: Artikel Anda telah resmi diterima untuk publikasi. Anda mungkin akan diminta untuk menandatangani perjanjian hak cipta atau mengisi formulir lainnya.
• Declined / Rejected: Sayangnya, artikel Anda tidak dapat dipublikasikan di jurnal tersebut. Penting untuk tidak berkecil hati. Pelajari alasan penolakan, perbaiki naskah Anda, dan coba kirimkan ke jurnal lain.
• Archived: Artikel yang sudah selesai diproses (diterima, ditolak, atau dibatalkan) akan dipindahkan ke bagian ‘Archived Submissions’.

Memahami setiap status ini akan membantu Anda menafsirkan apa yang sedang terjadi dengan naskah Anda tanpa perlu panik atau bingung.

Panduan Detail: Cara Cek Kemajuan Review Artikel di OJS 2

Setelah Anda login dan berada di halaman ‘Active Submissions’, ikuti langkah-langkah detail ini untuk memantau kemajuan naskah Anda:

1. Klik Judul Artikel: Di daftar ‘Active Submissions’, temukan judul artikel yang ingin Anda cek progresnya. Klik pada judul tersebut. Ini akan membawa Anda ke halaman detail submission artikel tersebut.
2. Perhatikan Bagian ‘Status’: Di halaman detail submission, biasanya di bagian atas atau sidebar, Anda akan melihat ringkasan informasi, termasuk ‘Status’ artikel. Ini adalah indikator pertama dan paling cepat untuk mengetahui di tahapan mana naskah Anda berada (misalnya, ‘In Review’, ‘Revisions Required’, dsb.).
3. Navigasi ke Tab ‘Review’: Di bagian tengah halaman, Anda akan melihat beberapa tab seperti ‘Summary’, ‘Review’, ‘Editing’, dan ‘History’. Klik pada tab ‘Review’ untuk mendapatkan informasi lebih rinci tentang proses peer-review.
4. Periksa ‘Reviewer’ dan ‘Editor Decision’: Di tab ‘Review’, Anda akan melihat bagian ‘Reviewer’. Di sini, Anda bisa melihat apakah reviewer sudah ditugaskan, berapa banyak reviewer, dan terkadang status review mereka (misalnya ‘Completed’ atau ‘Waiting’). Di bawahnya, ada bagian ‘Editor Decision’. Ini adalah bagian terpenting karena di sinilah editor akan menyampaikan keputusan resmi mereka (Accept, Revisions Required, Decline).
5. Unduh File Reviewer (Jika Ada): Jika editor telah membuat keputusan dan meminta revisi, biasanya akan ada file ‘Reviewer’s Comments’ atau ‘Editor’s Decision’ yang bisa Anda unduh. File ini berisi masukan dari reviewer dan instruksi spesifik dari editor. Pastikan Anda mengunduh dan membaca semua komentar dengan cermat.
6. Cek Tanggal dan Riwayat: Di tab ‘History’ atau terkadang di bagian bawah tab ‘Review’, Anda bisa melihat lini masa aktivitas terkait naskah Anda. Ini mencakup tanggal submission, tanggal penugasan editor, tanggal penugasan reviewer, dan tanggal keputusan editor. Informasi ini penting untuk mengukur berapa lama setiap tahapan berlangsung.

Selalu perhatikan instruksi atau pesan yang mungkin diberikan editor melalui sistem OJS atau melalui email yang terdaftar. Kadang-kadang, komunikasi penting dikirimkan langsung ke email Anda.

Tips Efektif dalam Memantau dan Merespons Progress Artikel Anda

Memantau kemajuan artikel tidak hanya tentang mengecek status, tetapi juga tentang bagaimana Anda bersikap selama proses menunggu dan merespons keputusan. Berikut adalah beberapa tips praktif:

• Kesabaran adalah Kunci: Proses peer-review membutuhkan waktu. Reviewer adalah akademisi sukarela yang memiliki kesibukan lain. Durasi review bisa bervariasi dari beberapa minggu hingga beberapa bulan. Hindari mengecek status setiap hari, cukup seminggu sekali atau sesuai estimasi waktu review jurnal.
• Pahami Kebijakan Jurnal: Setiap jurnal memiliki kebijakan dan perkiraan waktu review yang berbeda. Beberapa jurnal transparan dan mencantumkan perkiraan waktu di halaman ‘About’ atau ‘Author Guidelines’ mereka. Bacalah ini agar ekspektasi Anda realistis.
• Kapan Harus Menghubungi Editor: Jika tidak ada perubahan status sama sekali setelah waktu yang cukup lama (misalnya, melewati perkiraan waktu review yang disebutkan jurnal atau setelah 3-4 bulan tanpa kabar sama sekali), Anda dapat mengirimkan email yang sopan dan profesional kepada editor. Tanyakan dengan hormat mengenai status naskah Anda, sertakan ID submission. Hindari email yang terkesan mendesak atau menuntut.
• Persiapkan Diri untuk Revisi: Jika Anda menerima ‘Revisions Required’, anggap ini sebagai kesempatan emas. Baca semua komentar reviewer dan editor dengan teliti. Buat daftar poin-poin yang harus direvisi. Siapkan dokumen tanggapan (response to reviewers) yang menjelaskan bagaimana Anda menangani setiap komentar. Revisi yang baik dan respons yang jelas dapat meningkatkan peluang penerimaan.
• Jangan Terpaku pada Satu Jurnal: Meskipun Anda berharap naskah Anda diterima, selalu ada kemungkinan penolakan. Jika ditolak, jangan berkecil hati. Pelajari masukan yang diberikan (jika ada), perbaiki naskah, dan segera cari jurnal lain yang relevan. SINTA Kemendikbud bisa menjadi referensi yang baik untuk mencari jurnal-jurnal terindeks di Indonesia.
• Pertahankan Profesionalisme: Selalu berkomunikasi dengan editor dan staf jurnal secara profesional, sopan, dan hormat, terlepas dari keputusan yang Anda terima. Reputasi baik sebagai penulis adalah aset berharga.

Dengan menerapkan tips ini, Anda tidak hanya memantau kemajuan artikel Anda tetapi juga secara aktif mengelola perjalanan publikasi Anda.

Menghadapi Berbagai Keputusan Editor (Accept, Revise, Reject)

Setiap kali Anda mengecek status di OJS 2, ada tiga kemungkinan keputusan editor yang akan Anda hadapi. Memahami cara merespons masing-masing keputusan adalah bagian penting dari proses publikasi:

1. Artikel Diterima (Accepted)

Ini adalah keputusan yang paling ditunggu dan paling menggembirakan. Jika artikel Anda diterima:

• Rayakan Pencapaian: Setelah semua kerja keras, ini adalah momen untuk merayakan.
• Periksa Instruksi Lanjutan: Editor atau staf jurnal akan memberikan instruksi tentang langkah-langkah selanjutnya, seperti proses copyediting, proofreading, atau penandatanganan formulir hak cipta. Bacalah semua instruksi dengan cermat dan ikuti tepat waktu.
• Siapkan Diri untuk Tahap Produksi: Anda mungkin akan diminta untuk memeriksa kembali naskah setelah copyediting dan layout. Pastikan Anda melakukan proofreading secara teliti untuk menghindari kesalahan tipografi atau format yang terlewat.

Keputusan ‘Accepted’ berarti jurnal telah mengakui kontribusi signifikan dari penelitian Anda.

2. Revisi Diperlukan (Revisions Required/Requested)

Ini adalah keputusan yang sangat umum dan bisa dibilang ‘lampu kuning’ menuju penerimaan. Ada dua jenis revisi:

• Minor Revisions (Revisi Minor): Biasanya berarti ada sedikit perbaikan yang diminta, seperti klarifikasi kalimat, penambahan referensi kecil, atau perbaikan tata bahasa. Respon cepat dan teliti biasanya akan mengarah pada penerimaan.
• Major Revisions (Revisi Mayor): Menunjukkan bahwa ada perbaikan substansial yang diperlukan, seperti analisis data tambahan, pengembangan bagian metodologi, atau restrukturisasi argumen utama. Ini membutuhkan waktu dan usaha lebih besar, dan naskah mungkin akan dikirim kembali ke reviewer setelah revisi.

Cara Menghadapi Revisi:

• Baca Komentar Secara Seksama: Pahami setiap komentar dari reviewer dan editor. Jangan terburu-buru.
• Buat Rencana Revisi: Buat daftar semua poin yang perlu direvisi. Tandai apakah Anda setuju atau memiliki argumen balasan yang kuat (jarang disarankan untuk tidak setuju total).
• Susun Dokumen Tanggapan: Buat surat tanggapan (response to reviewers) yang menjelaskan secara rinci bagaimana Anda merespons setiap komentar. Gunakan poin per poin, kutip komentar asli, dan jelaskan perubahan yang Anda buat di naskah (sertakan nomor halaman atau baris).
• Revisi Naskah dengan Cermat: Terapkan perubahan ke naskah Anda. Sebaiknya gunakan fitur ‘Track Changes’ di word processor Anda sehingga editor dapat dengan mudah melihat modifikasi yang telah Anda lakukan.
• Unggah Ulang Naskah dan Surat Tanggapan: Ikuti instruksi di OJS 2 untuk mengunggah versi revisi naskah dan dokumen tanggapan Anda. Pastikan Anda tidak melewatkan batas waktu yang diberikan.

Merespons revisi dengan profesionalisme dan ketelitian adalah kunci untuk mengubah ‘Revisi Diperlukan’ menjadi ‘Accepted’.

3. Ditolak (Declined/Rejected)

Meskipun mengecewakan, penolakan adalah bagian tak terhindarkan dari proses publikasi akademik. Penting untuk menghadapinya secara konstruktif:

• Jangan Menyerah: Penolakan bukan berarti penelitian Anda buruk, mungkin hanya tidak cocok dengan cakupan jurnal tersebut, atau ada aspek tertentu yang perlu diperbaiki.
• Pahami Alasan Penolakan: Baca surat penolakan dan komentar reviewer (jika diberikan) dengan pikiran terbuka. Identifikasi kelemahan yang disebutkan.
• Perbaiki Naskah: Gunakan masukan dari penolakan untuk memperbaiki kualitas naskah Anda. Ini bisa menjadi proses pembelajaran yang berharga.
• Cari Jurnal Lain: Setelah revisi, identifikasi jurnal lain yang lebih sesuai dengan cakupan dan tingkat kualitas naskah Anda. Pertimbangkan jurnal dengan faktor dampak yang berbeda atau fokus yang sedikit bergeser.
• Jaga Etika: Hindari mengirimkan naskah yang sama persis ke jurnal lain tanpa perbaikan yang signifikan setelah penolakan. Ini dianggap praktik yang kurang etis.

Setiap penolakan adalah kesempatan untuk belajar dan meningkatkan kualitas penelitian serta kemampuan menulis Anda.

Kesimpulan: Konsistensi dan Kesabaran adalah Kunci

Memahami cara cek kemajuan review artikel di OJS 2 adalah salah satu keterampilan penting bagi setiap penulis akademik. Proses publikasi memang seringkali memakan waktu dan menguji kesabaran. Dengan memantau status naskah Anda secara teratur, memahami istilah-istilah yang digunakan dalam sistem OJS, dan merespons setiap keputusan editor dengan strategis, Anda tidak hanya akan lebih tenang tetapi juga lebih siap menghadapi setiap tahapan. Ingatlah bahwa setiap tahapan, mulai dari submission hingga penerbitan atau bahkan penolakan, adalah bagian dari perjalanan akademik yang membangun. Konsistensi dalam pengecekan dan kesabaran dalam menunggu, dipadukan dengan profesionalisme dalam setiap interaksi, akan membawa Anda menuju keberhasilan publikasi ilmiah.