Tutorial Membuat Issue Baru (Create Issue) untuk Penerbitan Jurnal di OJS 3

Pengantar: Mengapa Memahami Cara Membuat Issue Baru di OJS 3 Itu Krusial?

Bagi pengelola jurnal ilmiah, khususnya yang menggunakan platform Open Journal Systems (OJS) versi 3, pemahaman mendalam tentang siklus penerbitan adalah kunci. Salah satu langkah fundamental dalam siklus tersebut adalah proses cara membuat issue baru di OJS 3. Issue baru bukan sekadar penomoran; ia adalah wadah konkret yang menampung kumpulan artikel ilmiah, mengorganisasikannya berdasarkan volume, nomor, dan tahun rilis, serta menjadi representasi fisik (dalam konteks digital) dari suatu terbitan jurnal.

Tanpa kemampuan ini, proses penerbitan jurnal Anda akan terhambat, bahkan terhenti. Artikel ini akan memandu Anda secara komprehensif, langkah demi langkah, dari persiapan hingga publikasi, memastikan Anda dapat mengelola terbitan jurnal Anda dengan efektif dan profesional di OJS 3.

OJS 3, sebagai sistem manajemen dan penerbitan jurnal open source terkemuka, menyediakan fitur yang sangat fleksibel untuk mengakomodasi berbagai kebutuhan penerbitan. Namun, fleksibilitas ini juga menuntut pemahaman yang baik tentang alur kerjanya. Membuat issue baru berarti Anda sedang merancang ‘rumah’ untuk artikel-artikel yang telah lolos proses review dan siap untuk dipublikasikan. Ini adalah fondasi sebelum Anda dapat menambahkan manuskrip, mengatur daftar isi, dan akhirnya menerbitkan terbitan jurnal secara online. Mari kita selami detailnya agar proses penerbitan jurnal Anda berjalan lancar dan terstruktur.

Memahami Struktur Publikasi Jurnal di OJS 3: Volume, Nomor, dan Tahun

Sebelum kita terjun ke langkah teknis cara membuat issue baru di OJS 3, penting untuk memahami filosofi di balik struktur penomoran jurnal. Setiap jurnal ilmiah memiliki identitas unik yang dibangun melalui sistem penomoran. Umumnya, struktur ini terdiri dari Volume (Jilid), Nomor (Edisi), dan Tahun Terbit. Pemahaman yang solid tentang komponen-komponen ini akan membantu Anda merencanakan dan mengelola terbitan jurnal Anda secara konsisten dan profesional.

• Volume (Jilid): Volume seringkali merepresentasikan tahun kalender atau periode waktu yang lebih panjang. Sebuah volume biasanya mencakup beberapa nomor (edisi) yang diterbitkan dalam periode tersebut. Misalnya, jurnal yang terbit dua kali setahun (semesteran) akan memiliki satu volume per tahun yang berisi dua nomor.
• Number (Nomor/Edisi): Nomor merujuk pada urutan terbitan dalam satu volume. Jika sebuah jurnal terbit empat kali setahun (kuartalan), maka dalam satu volume akan ada empat nomor (Nomor 1, Nomor 2, Nomor 3, Nomor 4). Nomor inilah yang seringkali menjadi penanda spesifik dari setiap terbitan tunggal jurnal.
• Year (Tahun): Ini adalah tahun kalender ketika issue tersebut diterbitkan. Meskipun volume seringkali selaras dengan tahun, mencantumkan tahun secara eksplisit sangat penting untuk referensi dan pengindeksan.
• Title (Judul Issue): Meskipun tidak selalu wajib untuk semua issue reguler, judul issue sangat berguna untuk issue khusus (special issue) atau issue tematik. Ini membantu pembaca segera mengidentifikasi fokus utama dari terbitan tersebut. Misalnya, “Vol. 10, No. 2 (2023): Isu Khusus: Inovasi Pendidikan di Era Digital”.

Konsistensi dalam penomoran ini sangat krusial. Jurnal yang konsisten dan terstruktur dengan baik lebih mudah diindeks oleh database ilmiah (seperti Google Scholar, Scopus, SINTA), lebih mudah ditemukan oleh peneliti, dan mencerminkan profesionalisme pengelola jurnal. Kesalahan dalam penomoran bisa menimbulkan kebingungan dan bahkan masalah dalam pengindeksan. Oleh karena itu, rencanakan dengan matang sistem penomoran jurnal Anda sebelum memulai proses penerbitan.

Persiapan Fundamental Sebelum Mengimplementasikan Cara Membuat Issue Baru di OJS 3

Meskipun proses teknis membuat issue baru di OJS 3 relatif mudah, persiapan yang matang adalah kunci untuk menghindari kesalahan dan memastikan kelancaran publikasi. Ibarat membangun rumah, Anda tidak hanya membutuhkan tukang, tetapi juga denah, bahan baku, dan perencanaan yang matang. Berikut adalah beberapa hal esensial yang harus Anda siapkan:

1. Pastikan Anda Memiliki Peran yang Tepat

Untuk dapat membuat issue baru di OJS 3, Anda harus memiliki peran sebagai Journal Manager atau Editor. Peran ini memberikan Anda akses ke dashboard pengelolaan jurnal, termasuk fitur untuk mengatur terbitan. Jika Anda tidak memiliki peran tersebut, hubungi administrator OJS Anda untuk mendapatkan hak akses yang sesuai.

2. Data Identifikasi Issue yang Lengkap

Sebelum membuka OJS, siapkan informasi berikut:

• Volume: Angka volume yang akan diterbitkan.
• Nomor: Angka nomor issue dalam volume tersebut.
• Tahun: Tahun publikasi issue.
• Judul Issue (Opsional tapi Disarankan): Judul spesifik untuk issue tersebut, terutama jika itu adalah issue tematik atau khusus.
• Tanggal Publikasi yang Direncanakan: Tanggal ketika issue ini diharapkan akan tayang secara publik. Ini penting untuk penjadwalan.

3. Siapkan Artwork dan Metadata Pendukung

Meskipun bukan syarat mutlak, menyiapkan Cover Image (Gambar Sampul) untuk issue sangat disarankan. Gambar sampul yang menarik dan relevan dapat meningkatkan daya tarik visual jurnal Anda. Pastikan gambar memiliki resolusi yang baik dan ukuran file yang optimal (tidak terlalu besar). Selain itu, pertimbangkan untuk menyiapkan Deskripsi Issue singkat yang menjelaskan fokus atau konten utama dari issue tersebut. Deskripsi ini sangat berguna untuk SEO dan memberikan gambaran awal kepada pembaca.

4. Konfirmasi Kebijakan Penerbitan

Pastikan Anda sudah memahami kebijakan penerbitan jurnal Anda terkait frekuensi terbit, sistem penomoran, dan jadwal rilis. Ini akan memastikan bahwa issue baru yang Anda buat konsisten dengan standar dan pedoman jurnal.

Dengan persiapan yang matang ini, Anda akan siap untuk melangkah ke proses teknis pembuatan issue baru tanpa hambatan. Ingat, presisi di tahap awal akan menghemat waktu dan upaya di kemudian hari.

Langkah-langkah Detail Cara Membuat Issue Baru di OJS 3

Setelah semua persiapan rampung, kini saatnya kita masuk ke inti panduan ini: eksekusi teknis cara membuat issue baru di OJS 3. Ikuti langkah-langkah berikut dengan cermat:

1. Login ke OJS dan Akses Dashboard Pengelola

Buka peramban web Anda dan navigasikan ke URL OJS jurnal Anda. Masukkan username dan password Anda. Setelah berhasil login, Anda akan diarahkan ke dashboard pengguna. Pastikan Anda berada dalam konteks jurnal yang benar jika Anda mengelola lebih dari satu jurnal.

2. Menuju Halaman ‘Issues’

Dari dashboard, cari menu navigasi di sisi kiri atau atas layar Anda. Klik pada ‘Issues’. Di beberapa versi OJS 3, mungkin Anda perlu masuk ke menu ‘Submissions’ terlebih dahulu lalu mencari ‘Issues’, atau langsung ke ‘Production’ dan kemudian ‘Issues’. Halaman ini akan menampilkan daftar issue yang sudah ada (Current, Future, atau Past Issues).

3. Membuat Issue Baru (Create Issue)

Di halaman ‘Issues’, Anda akan melihat tombol ‘Create Issue’ atau ‘Add Issue’. Klik tombol tersebut. Sebuah formulir kosong akan muncul, menunggu Anda mengisi detail issue baru.

4. Mengisi Metadata Issue

Ini adalah langkah krusial di mana Anda mendefinisikan identitas issue Anda. Isi kolom-kolom berikut:

• Title: Masukkan judul issue. Jika ini adalah issue reguler tanpa tema khusus, Anda bisa mengosongkannya atau memberi judul seperti “Edisi Reguler”. Namun, untuk issue tematik, judul ini sangat penting (contoh: “Inovasi Pembelajaran Abad 21”).
• Volume: Masukkan angka volume (misalnya, ‘10’).
• Number: Masukkan angka nomor issue (misalnya, ‘2’).
• Year: Masukkan tahun publikasi (misalnya, ‘2024’).
• Description: (Opsional) Tulis deskripsi singkat mengenai isi atau fokus issue. Ini sangat membantu untuk SEO dan memberikan informasi awal kepada pembaca.

5. Mengunggah Gambar Sampul (Cover Image)

Di bagian bawah formulir, Anda akan menemukan opsi untuk mengunggah gambar sampul. Klik ‘Upload File’ atau ‘Add Image’ dan pilih file gambar sampul yang telah Anda siapkan. Pastikan rasio aspek dan ukuran file sesuai rekomendasi OJS agar tampilan optimal.

6. Menentukan Tipe Issue dan Status Publikasi

Biasanya, ada opsi untuk menandai issue sebagai ‘Current’ (terbitan terbaru) atau ‘Future’ (terbitan mendatang). Jika Anda ingin issue segera terbit setelah semua artikel ditambahkan, pilih ‘Current’. Jika Anda ingin mempersiapkan issue untuk publikasi di masa mendatang, pilih ‘Future’. Anda juga mungkin menemukan opsi ‘Published’ untuk menandai issue yang sudah terbit di masa lalu.

7. Menyimpan Issue Baru

Setelah semua informasi terisi dengan benar dan gambar sampul diunggah, klik tombol ‘Save’ atau ‘Schedule Issue’. Issue baru Anda kini telah berhasil dibuat dan siap untuk diisi dengan artikel. Anda akan melihat issue tersebut muncul dalam daftar ‘Future Issues’ atau ‘Current Issues’, tergantung pada pilihan Anda.

Selamat! Anda telah berhasil membuat ‘rumah’ baru untuk artikel-artikel jurnal Anda di OJS 3. Langkah selanjutnya adalah mengisi rumah tersebut dengan artikel-artikel yang telah diterima dan siap tayang.

Mengelola dan Memasukkan Artikel ke dalam Issue yang Baru Dibuat

Setelah berhasil menciptakan wadah baru dengan panduan cara membuat issue baru di OJS 3, langkah selanjutnya adalah mengisi wadah tersebut dengan konten yang relevan, yaitu artikel-artikel ilmiah yang telah lolos proses review dan siap untuk dipublikasikan. Proses ini memerlukan ketelitian agar setiap artikel ditempatkan dengan benar dan urutan yang logis.

1. Mengakses Issue yang Baru Dibuat

Kembali ke halaman ‘Issues’ di OJS Anda. Temukan issue yang baru saja Anda buat, biasanya terletak di bagian ‘Future Issues’ jika Anda belum menerbitkannya. Klik pada judul issue tersebut untuk masuk ke halaman detailnya.

2. Menambahkan Artikel ke dalam Issue

Di halaman detail issue, Anda akan melihat bagian yang biasanya diberi label ‘Articles’ atau ‘Table of Contents’. Di sinilah Anda akan menambahkan artikel. OJS 3 menyediakan beberapa cara untuk melakukan ini:

• Menarik dan Meletakkan (Drag and Drop): Jika Anda memiliki artikel yang sudah dalam tahap ‘Production’ atau ‘Ready for Publication’, Anda dapat menariknya langsung dari daftar submission yang tersedia (biasanya di sisi kanan atau bawah) dan meletakkannya ke dalam area artikel issue.
• Menambahkan Secara Manual (Add Article): Ada juga tombol ‘Add Article’ atau ‘Browse for Submissions’. Klik ini untuk mencari dan memilih artikel dari daftar submission yang telah selesai diproses. Setelah memilih artikel, klik ‘Add’ atau ‘Assign’.

Ulangi proses ini untuk semua artikel yang akan Anda publikasikan dalam issue tersebut.

3. Mengatur Urutan Artikel

Setelah semua artikel ditambahkan, penting untuk mengatur urutannya sesuai dengan daftar isi jurnal. OJS 3 memungkinkan Anda untuk dengan mudah mengatur ulang artikel dengan fitur ‘drag and drop’. Cukup klik dan tarik artikel ke posisi yang diinginkan. Pastikan urutan ini sudah final sebelum publikasi.

4. Melakukan Review Akhir Sebelum Publikasi

Sebelum issue benar-benar diterbitkan, lakukan review menyeluruh:

• Periksa Metadata Artikel: Pastikan judul, penulis, abstrak, dan kata kunci setiap artikel sudah benar dan lengkap.
• Verifikasi File Publikasi: Pastikan file PDF (dan/atau format lain) untuk setiap artikel sudah terunggah dengan benar dan dapat diakses.
• Cek Tampilan Sampul dan Deskripsi Issue: Pastikan semua elemen visual dan tekstual di halaman issue sudah optimal.
• Uji Coba Tautan: Pastikan semua tautan internal dan eksternal berfungsi dengan baik.

Setelah semua artikel tertata rapi dan semua elemen telah diverifikasi, issue Anda siap untuk langkah selanjutnya: penjadwalan dan publikasi.

Tips Optimalisasi dan Praktik Terbaik dalam Mengelola Issue OJS 3

Memahami cara membuat issue baru di OJS 3 adalah langkah awal. Namun, untuk menjadi pengelola jurnal yang profesional, Anda perlu menerapkan praktik terbaik dan tips optimalisasi. Ini tidak hanya akan meningkatkan efisiensi kerja Anda tetapi juga kualitas dan visibilitas jurnal Anda secara keseluruhan.

1. Konsistensi Adalah Kunci

Pertahankan konsistensi dalam semua aspek: penomoran volume, nomor, dan tahun; format penulisan judul issue; serta gaya gambar sampul. Konsistensi membangun profesionalisme dan memudahkan pembaca dan pengindeks untuk memahami struktur jurnal Anda. Hindari perubahan mendadak dalam sistem penomoran kecuali ada alasan yang sangat kuat dan telah dikomunikasikan.

2. Optimalisasi SEO untuk Setiap Issue

Sama seperti artikel, setiap issue juga memiliki potensi SEO. Gunakan kata kunci yang relevan dalam judul issue dan deskripsinya, terutama jika itu adalah issue tematik. Deskripsi yang baik akan membantu mesin pencari mengindeks issue Anda dengan lebih efektif, meningkatkan peluang ditemukan oleh pembaca potensial. Pertimbangkan kata kunci yang mungkin dicari oleh peneliti di bidang Anda.

3. Manfaatkan Fitur Penjadwalan

OJS 3 memungkinkan Anda untuk menjadwalkan publikasi issue di masa mendatang. Manfaatkan fitur ini untuk merencanakan terbitan Anda jauh-jauh hari. Ini sangat membantu untuk menjaga alur kerja yang teratur dan memastikan jurnal terbit tepat waktu sesuai jadwal yang telah diumumkan.

4. Arsipkan Issue Lama dengan Benar

Pastikan semua issue lama terarsip dengan baik dan mudah diakses. Ini tidak hanya penting untuk integritas jurnal Anda tetapi juga untuk kepatuhan terhadap standar pengarsipan digital. OJS 3 secara otomatis mengelola arsip, tetapi pastikan semua metadata issue lama sudah lengkap.

5. Promosikan Issue Baru

Setelah issue baru diterbitkan, jangan lupa untuk mempromosikannya. Bagikan melalui media sosial, email list, dan jaringan profesional. Semakin banyak orang yang tahu, semakin tinggi potensi sitasi untuk artikel-artikel di dalamnya.

6. Backup Data Secara Berkala

Meskipun OJS 3 adalah platform yang stabil, melakukan backup data secara berkala adalah praktik terbaik dalam manajemen sistem informasi apa pun. Koordinasikan dengan penyedia hosting Anda atau tim IT untuk memastikan data jurnal Anda aman dari kehilangan yang tidak terduga.

7. Perbarui OJS Anda Secara Rutin

Pastikan instalasi OJS Anda selalu diperbarui ke versi terbaru. Pembaruan seringkali membawa perbaikan keamanan, fitur baru, dan peningkatan kinerja yang akan membuat pengelolaan jurnal Anda lebih efisien dan aman. Anda bisa merujuk ke situs resmi Public Knowledge Project (PKP) untuk informasi pembaruan OJS.

Dengan menerapkan tips dan praktik terbaik ini, Anda tidak hanya menguasai aspek teknis cara membuat issue baru di OJS 3, tetapi juga meningkatkan kualitas manajerial dan visibilitas jurnal Anda di dunia ilmiah.

Troubleshooting Umum Saat Membuat Issue di OJS 3

Meskipun OJS 3 dirancang user-friendly, terkadang kendala bisa muncul saat Anda melakukan proses cara membuat issue baru di OJS 3. Mengetahui masalah umum dan solusinya akan sangat membantu Anda mengatasi hambatan tanpa penundaan yang berarti.

1. Issue Baru Tidak Muncul Setelah Disimpan

Penyebab: Paling sering, ini terjadi karena Anda menyimpan issue sebagai ‘Future Issue’ atau belum menandainya sebagai ‘Current Issue’ atau ‘Published’. Terkadang juga bisa disebabkan oleh masalah caching pada browser atau server.

Solusi:

• Periksa tab ‘Future Issues’ atau ‘Past Issues’ di halaman ‘Issues’.
• Coba hapus cache browser Anda atau gunakan mode incognito/private.
• Jika masih tidak muncul, cek log error server atau hubungi administrator OJS Anda.

2. Gambar Sampul Tidak Terunggah atau Tampil Buruk

Penyebab: Ukuran file terlalu besar, format tidak didukung (gunakan JPG, PNG), atau dimensi gambar tidak sesuai rekomendasi OJS sehingga terjadi distorsi.

Solusi:

• Pastikan ukuran file di bawah batas maksimum yang ditentukan OJS (biasanya beberapa MB).
• Gunakan format gambar JPG atau PNG.
• Sesuaikan dimensi gambar agar sesuai rasio aspek yang diinginkan (umumnya rasio potret). Gunakan alat editor gambar untuk mengompres atau mengubah ukuran.

3. Tidak Dapat Menambahkan Artikel ke Issue

Penyebab: Artikel belum sepenuhnya melewati semua tahapan editorial hingga ‘Production’ atau ‘Ready for Publication’. Atau, Anda mungkin mencoba menambahkan artikel ke issue yang sudah diterbitkan (published) dan dikunci.

Solusi:

• Pastikan semua artikel yang ingin ditambahkan sudah berada di tahap akhir proses editorial.
• Jika issue sudah terbit, Anda mungkin perlu ‘Unpublish’ issue tersebut sementara, tambahkan artikel, lalu terbitkan kembali. Namun, hindari ini jika memungkinkan karena dapat membingungkan pembaca dan pengindeks. Lebih baik buat Supplementary File jika ada penambahan minor setelah terbit.

4. Terjadi Kesalahan Server (Error 500) Saat Menyimpan

Penyebab: Ini adalah error umum yang bisa disebabkan oleh berbagai hal, seperti masalah konfigurasi server, memori PHP habis, atau adanya konflik plugin/tema.

Solusi:

• Coba ulangi proses.
• Periksa log error server (biasanya di `public_html/error_log` atau direktori lain yang disediakan hosting). Log ini akan memberikan petunjuk detail tentang penyebab error.
• Hubungi penyedia hosting atau administrator sistem Anda dengan log error yang relevan.

5. Issue Terbit dengan Informasi yang Salah (Volume/Nomor/Tahun)

Penyebab: Kesalahan manusiawi saat mengisi metadata issue.

Solusi:

• Segera masuk ke halaman detail issue, edit metadata yang salah, dan simpan perubahan.
• Jika issue sudah terindeks di database lain, Anda mungkin perlu menghubungi database tersebut untuk koreksi, meskipun biasanya mereka akan memperbarui secara otomatis jika Anda telah mengoreksinya di OJS.
• Jadikan ini pelajaran untuk melakukan verifikasi ganda sebelum menyimpan dan menerbitkan.

Dengan mengetahui masalah-masalah umum ini, Anda akan lebih siap untuk menghadapi dan menyelesaikan kendala yang mungkin muncul, menjaga alur penerbitan jurnal Anda tetap lancar dan efisien.

Kesimpulan: Menguasai Penerbitan Jurnal dengan OJS 3

Memahami cara membuat issue baru di OJS 3 adalah keterampilan fundamental bagi setiap pengelola jurnal ilmiah. Ini bukan sekadar tindakan teknis, melainkan sebuah proses yang membutuhkan perencanaan, ketelitian, dan pemahaman yang komprehensif tentang struktur penerbitan jurnal. Dari merancang volume, nomor, dan tahun, hingga mengelola artikel di dalamnya, setiap langkah memegang peranan penting dalam menjaga kualitas dan profesionalisme terbitan Anda.

Dengan mengikuti panduan langkah demi langkah ini, Anda kini memiliki bekal untuk menciptakan dan mengelola issue jurnal Anda di OJS 3 dengan percaya diri. Ingatlah untuk selalu menjaga konsistensi, mengoptimalkan setiap issue untuk visibilitas, dan menerapkan praktik terbaik dalam manajemen jurnal. OJS 3 adalah alat yang kuat; dengan penguasaan yang tepat, Anda dapat memastikan jurnal Anda tidak hanya terbit secara teratur, tetapi juga mencapai audiens yang lebih luas dan memberikan kontribusi berarti bagi perkembangan ilmu pengetahuan. Teruslah belajar, beradaptasi, dan berinovasi dalam mengelola jurnal Anda!

Baca Juga

• Mengenal Lisensi Creative Commons untuk Copyright Block Footer OJS 3
• Tutorial OJS: Cara Setting Copyright Block di Bagian Footer OJS 3
• Tips Optimasi Metadata Artikel dan Manfaat Crossref bagi Penulis Akademik