Cara Membuat Template Review di OJS 3

Mengelola jurnal ilmiah yang kredibel memerlukan proses penyaringan naskah yang ketat dan terstandarisasi. Salah satu cara terbaik untuk menjaga kualitas artikel yang diterbitkan adalah dengan menggunakan template penilaian yang terstruktur bagi para penelaah (reviewer). Bagi para pengelola jurnal, memahami cara membuat template review di OJS 3 (Open Journal Systems versi 3) adalah langkah krusial untuk mempermudah tugas reviewer sekaligus menjaga konsistensi penilaian naskah. Standarisasi ini juga sangat mendukung proses penilaian akreditasi jurnal nasional seperti SINTA Kemendikbud yang menekankan pentingnya manajemen peer-review yang profesional dan transparan. Dengan menyusun form penilaian yang sistematis, editor jurnal dapat memperoleh masukan yang lebih terarah, objektif, dan mendalam dari para pakar di bidangnya.

Mengapa Perlu Membuat Template Review di OJS 3?

Template review di OJS 3 berfungsi untuk menyamakan standar penilaian reviewer terhadap naskah yang masuk. Tanpa template yang terstruktur, hasil evaluasi reviewer cenderung subjektif dan tidak konsisten. Hal ini mempermudah editor dalam mengambil keputusan akhir penerimaan artikel.

Menyerahkan penilaian naskah tanpa panduan yang jelas sering kali menghasilkan masukan yang sangat bervariasi. Ada reviewer yang memberikan komentar sangat detail, namun ada pula yang hanya memberikan komentar satu paragraf pendek tanpa kejelasan aspek mana saja yang perlu diperbaiki. Dengan adanya formulir review (review form), pengelola jurnal dapat memastikan setiap aspek penting seperti orisinalitas, metodologi, kebaruan, hingga kesimpulan dinilai secara adil dan menyeluruh. Selain itu, reviewer eksternal yang baru bergabung juga akan merasa sangat terbantu karena mereka langsung mengetahui ekspektasi dan kriteria kelayakan artikel di jurnal Anda tanpa perlu menebak-nebak standar yang diinginkan.

Bagaimana Cara Membuat Template Review di OJS 3 secara Bertahap?

Cara membuat template review di OJS 3 dilakukan melalui menu Journal Settings oleh Administrator atau Journal Manager. Pengguna cukup mengakses halaman ‘Review Forms’, membuat form baru, dan menyusun pertanyaan evaluasi. Setelah selesai, form tersebut harus diaktifkan agar bisa digunakan pada proses peer-review.

Langkah-langkah pembuatan ini memerlukan akses tingkat tinggi (Journal Manager atau Administrator). Berikut adalah langkah-langkah detail yang wajib Anda ikuti secara berurutan:

1. Langkah pertama adalah melakukan login ke dashboard OJS 3 jurnal Anda menggunakan akun yang memiliki peran (role) sebagai Journal Manager atau Editor.
2. Setelah masuk ke halaman dashboard, arahkan kursor ke menu navigasi sebelah kiri, lalu pilih menu ‘Settings’ dan klik opsi ‘Workflow’.
3. Di dalam halaman Workflow, Anda akan melihat beberapa tab di bagian atas. Klik pada tab yang bertuliskan ‘Review’ untuk masuk ke pengaturan penelaahan naskah.
4. Gulir layar ke bawah hingga Anda menemukan bagian bernama ‘Review Forms’. Di sinilah semua template penilaian jurnal dikelola.
5. Klik tombol ‘Create Review Form’ yang terletak di sebelah kanan untuk mulai membuat template baru.
6. Sebuah jendela pop-up atau form baru akan muncul. Isilah kolom ‘Title’ (Judul Form) dan ‘Description’ (Deskripsi/Petunjuk Pengisian bagi Reviewer) dengan jelas, lalu klik ‘Save’.
7. Setelah form utama berhasil disimpan, klik ikon panah biru di sebelah judul form yang baru dibuat, lalu pilih opsi ‘Form Items’ untuk mulai menambahkan pertanyaan-pertanyaan spesifik.
8. Klik tombol ‘Create New Item’ untuk membuat pertanyaan pertama Anda. Pilih tipe input yang sesuai (misalnya teks bebas, skala Likert, atau pilihan ganda), masukkan teks pertanyaan, tentukan apakah pertanyaan ini wajib diisi (required), dan klik ‘Save’.
9. Ulangi langkah nomor 8 hingga semua poin evaluasi naskah yang Anda butuhkan selesai dimasukkan ke dalam sistem.
10. Kembali ke halaman utama ‘Review Forms’, klik ikon panah di samping judul form Anda, lalu pilih ‘Activate’ agar template tersebut siap digunakan oleh editor saat menugaskan reviewer.

Apa Saja Jenis Pertanyaan yang Bisa Ditambahkan dalam Form Review?

OJS 3 menyediakan berbagai tipe input pertanyaan mulai dari teks singkat, teks panjang (textarea), pilihan ganda (checkboxes/radio buttons), hingga skala penilaian (likert scale). Penggunaan variasi tipe data ini mempermudah reviewer memberikan penilaian kuantitatif dan kualitatif sekaligus.

Keberagaman tipe input di OJS 3 memungkinkan admin merancang formulir yang interaktif dan tidak membosankan. Berikut adalah penjelasan beberapa jenis input yang bisa Anda manfaatkan:

1. Single-word/Short Text

Tipe input ini cocok digunakan untuk pertanyaan yang jawabannya sangat singkat, seperti memasukkan skor angka secara langsung atau menuliskan satu kata kunci konfirmasi. Namun, batasi penggunaannya agar reviewer tidak kesulitan memberikan penjelasan detail.

2. Extended Text (Textarea)

Ini adalah tipe input paling krusial dalam form review ilmiah. Tipe ini memberikan ruang luas bagi reviewer untuk menuliskan kritik konstruktif, saran perbaikan paragraf demi paragraf, serta ulasan mendalam mengenai metodologi penelitian yang digunakan oleh penulis.

3. Radio Buttons dan Checkboxes

Gunakan radio buttons jika Anda ingin reviewer memilih satu opsi mutlak dari beberapa pilihan (misalnya: Rekomendasi: Terima, Revisi Minor, Revisi Mayor, Tolak). Sebaliknya, gunakan checkboxes jika reviewer diperbolehkan memilih lebih dari satu opsi, seperti mengidentifikasi bagian mana saja yang perlu diperbaiki (abstrak, gambar, tabel, referensi).

4. Drop-down Menu

Mirip dengan radio buttons, drop-down menu menghemat ruang tampilan form dengan menyembunyikan opsi pilihan dalam menu gulir. Sangat berguna untuk pertanyaan klasifikasi naskah.

Bagaimana Cara Menghubungkan Template Review dengan Proses Peer Review?

Menghubungkan template review yang telah dibuat ke proses penelaahan dapat dilakukan saat Editor menunjuk reviewer untuk naskah tertentu. Pada kolom penugasan reviewer, editor tinggal memilih nama template review yang sesuai dari menu drop-down yang tersedia. Sistem secara otomatis akan mengirimkan form tersebut kepada reviewer terpilih.

Setelah Anda berhasil mengaktifkan form review, langkah operasional selanjutnya berada di tangan editor bagian (Section Editor). Saat sebuah artikel masuk ke tahap peer-review, editor akan mencari reviewer yang kompeten. Ketika menekan tombol ‘Add Reviewer’, sistem OJS 3 akan menampilkan form penugasan. Di dalam form penugasan tersebut, terdapat kolom opsi bernama ‘Review Form’. Editor harus memastikan untuk memilih template spesifik yang telah dibuat sebelumnya dari menu drop-down tersebut sebelum mengirimkan undangan review. Jika editor lupa memilihnya, secara default sistem hanya akan menyediakan kolom teks kosong (free text) standar tanpa panduan poin penilaian khusus yang telah Anda susun.

Komponen Penting yang Wajib Ada dalam Form Evaluasi Jurnal

Untuk membuat template review yang profesional, pastikan instrumen penilaian mencakup aspek-aspek akademik yang esensial. Beberapa komponen yang direkomendasikan antara lain:

• Kesesuaian Ruang Lingkup (Scope): Apakah topik artikel sesuai dengan fokus dan ruang lingkup jurnal Anda?
• Orisinalitas dan Novelty: Apakah penelitian ini memberikan kontribusi keilmuan yang baru atau sekadar replikasi tanpa nilai tambah?
• Metodologi Penelitian: Apakah desain penelitian, instrumen, dan teknik analisis data yang digunakan sudah tepat dan valid?
• Struktur Penulisan: Apakah alur pemikiran dari pendahuluan, pembahasan, hingga kesimpulan disajikan secara logis dan runtut?
• Kualitas Pustaka Acuan: Apakah daftar pustaka yang digunakan relevan, mutakhir (minimal 5-10 tahun terakhir), dan bersumber dari jurnal bereputasi?

Tips Praktis Mengelola Template Review bagi Admin Jurnal

Mengelola platform OJS 3 memerlukan ketelitian tinggi. Agar template review Anda memberikan dampak maksimal, pertimbangkan tips berikut. Pertama, buatlah deskripsi yang ramah pengguna (user-friendly). Berikan instruksi singkat di awal form mengenai cara pengisian agar reviewer tidak bingung membedakan antara komentar rahasia untuk editor (confidential comments to editor) dengan komentar yang akan diteruskan kepada penulis (comments for author). Kedua, lakukan uji coba (testing) internal terlebih dahulu sebelum merilis form tersebut secara publik. Anda bisa membuat akun reviewer fiktif untuk mencoba mengisi form dan memastikan seluruh alur berjalan lancar tanpa ada error teknis pada sistem OJS Anda. Ketiga, lakukan evaluasi berkala terhadap efektivitas pertanyaan yang diajukan.

Jika dirasa ada pertanyaan yang terlalu berbelit-belit, segera lakukan revisi demi kenyamanan para reviewer yang telah meluangkan waktu berharganya.

Kesimpulan

Menerapkan sistem penilaian yang terstruktur merupakan kunci utama peningkatan kualitas publikasi ilmiah. Dengan mengikuti panduan cara membuat template review di OJS 3 di atas, admin jurnal kini dapat membangun proses peer-review yang jauh lebih objektif, transparan, dan efisien. Ingatlah bahwa kualitas proses review yang baik tidak hanya akan meningkatkan reputasi jurnal Anda di mata para akademisi, tetapi juga mempermudah proses indeksasi ke berbagai pangkalan data bereputasi internasional maupun nasional.