Cara Assign Reviewer di OJS 3

Pendahuluan

Mengelola jurnal ilmiah dengan sistem manajemen daring merupakan tantangan tersendiri bagi para pengelola jurnal. Salah satu tugas paling krusial bagi seorang editor adalah proses penelaahan naskah. Di sinilah pentingnya mengetahui cara assign reviewer di OJS 3 dengan tepat. Open Journal System (OJS) versi 3 menawarkan antarmuka yang lebih intuitif dibandingkan versi sebelumnya. Meski begitu, proses peer review tetap memerlukan ketelitian agar berjalan transparan dan efektif. Artikel ini akan memandu Anda secara mendalam mengenai prosedur tersebut.

Apa Saja Persiapan Sebelum Melakukan Assign Reviewer?

Sebelum melakukan assign reviewer, pastikan naskah sudah melalui tahap initial screening. Pastikan juga reviewer yang dituju memiliki profil aktif serta kompetensi yang sesuai dengan topik naskah. Hal ini bertujuan agar proses penelaahan dapat berjalan lebih cepat dan menghasilkan masukan yang substansial bagi penulis.

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah memastikan bahwa naskah tersebut berada dalam status ‘In Review’ atau ‘Under Review’. Anda perlu masuk ke dashboard editor, lalu pilih naskah yang dimaksud dari daftar ‘Submissions’. Pastikan semua file naskah (artikel utama tanpa identitas penulis/blind review) sudah diunggah dengan benar di kolom ‘Review Files’. Pastikan pula Anda telah memperbarui data reviewer di database sistem agar memudahkan proses pencarian.

Bagaimana Langkah-Langkah Cara Assign Reviewer di OJS 3?

Proses penugasan reviewer dilakukan melalui menu ‘Review’ pada halaman alur kerja (workflow) naskah yang sedang diproses. Editor cukup memilih tombol ‘Add Reviewer’ untuk menentukan pakar yang tepat dan mengirimkan undangan penelaahan secara otomatis melalui sistem.

Berikut adalah panduan langkah-demi-langkah dalam melakukan penugasan reviewer di sistem OJS 3:

1. Buka akun Editor Anda di portal OJS 3.
2. Klik pada judul naskah yang ingin diproses pada daftar ‘Submissions’.
3. Pilih tab ‘Review’ yang terletak di bagian atas halaman workflow naskah.
4. Pada bagian ‘Peer Review’, klik tombol ‘Add Reviewer’.
5. Cari nama reviewer di kolom ‘Name’. Jika belum ada di database, Anda dapat menambahkannya melalui menu ‘Users & Roles’.
6. Setelah memilih reviewer, tentukan durasi waktu penelaahan (Review Due Date) dan waktu respon (Response Due Date).
7. Pilih tipe penelaahan, misalnya ‘Blind Review’ atau ‘Double-Blind Review’.
8. Klik tombol ‘Add Reviewer’ untuk mengirimkan undangan email kepada reviewer tersebut.
9. Reviewer akan menerima notifikasi email yang berisi tautan untuk menerima atau menolak tugas review tersebut.

Sangat disarankan untuk selalu memantau perkembangan status review secara berkala melalui dashboard. Jika reviewer tidak memberikan respon dalam waktu yang ditentukan, editor memiliki kewenangan untuk mengirimkan pengingat (reminder) atau menggantinya dengan kandidat lain.

Mengapa Pemilihan Reviewer yang Tepat Itu Penting?

Pemilihan reviewer yang memiliki keahlian relevan sangat krusial karena mereka adalah garda terdepan dalam menjaga integritas ilmiah sebuah jurnal. Kualitas review yang baik akan membantu penulis memperbaiki naskah sesuai dengan standar akademik yang berlaku. Berdasarkan standar penulisan ilmiah yang ditetapkan oleh SINTA Kemdikbud, setiap naskah yang diterbitkan harus melalui proses review yang objektif dan bebas dari konflik kepentingan.

Bagaimana Cara Memantau Progres Reviewer Setelah Ditugaskan?

Setelah reviewer menerima tugas, editor dapat memantau statusnya langsung melalui kolom ‘Review’ pada halaman workflow naskah. Status tersebut akan berubah dari ‘Waiting for response’ menjadi ‘Under Review’ setelah reviewer melakukan konfirmasi kesediaan.

Jika status menunjukkan bahwa reviewer sudah mengunggah hasil review, Anda akan melihat file tersebut di bagian ‘Reviewer Files’. Sebagai editor, Anda harus menelaah kembali hasil review tersebut sebelum memutuskan apakah naskah harus direvisi, diterima, atau ditolak. Pastikan bahwa komentar dari reviewer bersifat konstruktif dan sopan demi pengembangan kualitas naskah tersebut.

Tips Praktis Mengelola Reviewer Agar Efektif

Mengelola beban kerja reviewer memerlukan strategi komunikasi yang baik. Berikut adalah beberapa tips praktis agar proses review di OJS 3 tetap lancar:

• Selalu gunakan template email yang tersedia di OJS agar konsisten.
• Berikan tenggat waktu yang realistis (misalnya 2-4 minggu).
• Lakukan pengecekan rutin pada fitur ‘Reviewer Database’ untuk menambah reviewer baru secara berkala.
• Berikan apresiasi kepada reviewer melalui sistem atas kontribusi mereka dalam menjaga kualitas jurnal Anda.

Kesimpulan

Memahami cara assign reviewer di OJS 3 adalah kompetensi dasar yang wajib dimiliki oleh setiap pengelola jurnal ilmiah. Dengan mengikuti prosedur yang benar, Anda tidak hanya mempermudah pekerjaan administratif, tetapi juga menjaga kredibilitas jurnal di mata komunitas akademik. Pastikan seluruh alur kerja dilakukan secara sistematis demi mencapai standar publikasi yang lebih tinggi dan berintegritas.