Cara Menambah Reviewer Baru di OJS 3

Mengelola jurnal ilmiah berbasis Open Journal Systems (OJS) versi 3 membutuhkan ketelitian tinggi, terutama dalam hal manajemen pengguna (user management). Salah satu tugas krusial dari seorang Journal Manager atau Editor adalah mengelola mitra bestari. Mengetahui cara menambah reviewer baru di OJS 3 merupakan keterampilan dasar yang wajib dikuasai untuk menjaga keberlangsungan proses peer-review yang berkualitas. Proses peninjauan sejawat ini adalah pilar utama dalam menyaring naskah akademis sebelum layak dipublikasikan ke masyarakat luas. Melalui sistem tata kelola yang terstruktur, pengelola jurnal dapat menyaring dan menetapkan pakar yang sesuai dengan fokus ilmiah naskah tersebut. Untuk memastikan jurnal Anda memenuhi standar akreditasi nasional seperti SINTA Kemendikbud, pengelolaan reviewer harus dilakukan secara profesional, tertib, dan transparan.

Mengapa Peran Reviewer Sangat Penting dalam OJS 3?

Reviewer berperan krusial dalam menjaga mutu akademis artikel yang diterbitkan melalui proses peninjauan sejawat (peer-review). Tanpa reviewer yang kompeten, sebuah jurnal tidak dapat dinilai kredibel oleh lembaga indeksasi bereputasi nasional maupun internasional. Oleh karena itu, kehadiran reviewer yang aktif sangat menentukan cepat atau lambatnya siklus penerbitan sebuah naskah.

Selain menjaga kualitas ilmiah, reviewer juga membantu editor dalam mendeteksi adanya potensi plagiarisme, kesalahan metodologi, hingga manipulasi data dalam naskah yang dikirimkan oleh penulis. OJS 3 menyediakan fitur otomatisasi yang memudahkan interaksi antara editor, penulis, dan reviewer. Dengan sistem ini, seluruh riwayat peninjauan tersimpan dengan rapi dan dapat dijadikan bukti fisik saat jurnal mengajukan proses akreditasi atau re-akreditasi di masa mendatang.

Apa Saja Syarat Menjadi Reviewer Jurnal Ilmiah?

Syarat utama menjadi reviewer jurnal ilmiah adalah memiliki kepakaran yang relevan dengan fokus jurnal, memiliki rekam jejak publikasi ilmiah yang terindeks, serta tidak memiliki konflik kepentingan dengan penulis. Beberapa jurnal juga mensyaratkan reviewer memiliki profil ID Scopus atau SINTA untuk mempermudah pelacakan rekam jejak akademis mereka.

Sebagai pengelola jurnal, Anda harus memastikan bahwa calon reviewer yang akan ditambahkan memiliki kualifikasi yang memadai. Reviewer setidaknya harus memiliki gelar akademik yang relevan (minimal magister atau doktor untuk jurnal bereputasi) dan pernah menulis artikel ilmiah pada bidang kompetensi yang sama. Integritas dan komitmen waktu juga menjadi syarat non-teknis yang sangat penting, mengingat proses review seringkali membutuhkan konsentrasi tinggi di sela-sela kesibukan akademis mereka.

Langkah-Langkah Cara Menambah Reviewer Baru di OJS 3

Menambahkan reviewer baru di OJS versi 3 sebenarnya sangat mudah dan dapat dilakukan dalam beberapa menit saja. Sebagai Journal Manager atau Editor, Anda memiliki wewenang penuh untuk mendaftarkan pengguna baru dan memberikan mereka peran (role) sebagai reviewer. Berikut adalah langkah-langkah detailnya:

1. Masuk ke Dashboard OJS 3: Silakan login ke situs web OJS 3 jurnal Anda menggunakan akun yang memiliki hak akses sebagai Journal Manager (Manajer Jurnal) atau Journal Editor (Editor Jurnal).
2. Akses Menu Users & Roles: Setelah masuk ke dashboard, perhatikan bilah menu sebelah kiri. Klik pada menu Users & Roles, kemudian pilih submenu Users.
3. Tambahkan Pengguna Baru (Add User): Di halaman manajemen pengguna, Anda akan melihat tombol Add User yang terletak di pojok kanan atas. Klik tombol tersebut untuk membuka formulir pendaftaran pengguna baru.
4. Isi Informasi Profil Reviewer: Isi semua data yang diperlukan pada formulir tersebut. Field yang wajib diisi (marked with asterisk) meliputi nama depan (given name), nama belakang (family name), username, email aktif, dan negara asal. Pastikan email yang dimasukkan benar karena sistem akan mengirimkan notifikasi akun ke email tersebut.
5. Atur Peran Pengguna (User Roles): Gulir layar ke bawah menuju bagian Roles. Pada bagian ini, centang pilihan Reviewer. Jika calon reviewer tersebut juga diizinkan untuk mengirimkan naskah di masa depan, Anda juga bisa mencentang peran Author secara bersamaan.
6. Tentukan Bidang Keahlian (Reviewing Interests): Jangan lupa mengisi kolom Reviewing Interests dengan kata kunci bidang keahlian reviewer tersebut (misalnya: ‘Machine Learning’, ‘Public Health’, atau ‘Macroeconomics’). Hal ini sangat membantu editor dalam mencari kecocokan naskah dengan keahlian reviewer secara otomatis.
7. Simpan dan Selesai: Setelah semua data terisi dengan lengkap dan benar, klik tombol Save di bagian bawah formulir. Akun reviewer baru kini telah berhasil dibuat dan siap digunakan untuk proses peninjauan naskah.

Bagaimana Cara Mengatasi Reviewer yang Tidak Muncul di OJS 3?

Reviewer yang tidak muncul saat akan ditugaskan biasanya disebabkan karena peran (role) reviewer belum dicentang pada profil pengguna tersebut atau bidang keahliannya tidak cocok dengan kata kunci pencarian. Masalah ini dapat dengan mudah diatasi dengan memperbarui data pengguna melalui menu Users & Roles di dashboard admin.

Jika nama reviewer tidak muncul saat Editor hendak menugaskan (assign) mereka pada suatu naskah, langkah pertama yang harus dilakukan adalah memeriksa kembali status akunnya. Masuklah ke daftar pengguna, cari nama reviewer tersebut, lalu klik tombol edit. Pastikan kotak peran ‘Reviewer’ sudah tercentang. Selain itu, pastikan juga akun tersebut tidak dalam kondisi dinonaktifkan (disabled) oleh sistem atau tidak sengaja terhapus.

Tips Mengelola dan Menjaga Hubungan Baik dengan Reviewer

Sebagai pengelola jurnal, memiliki daftar reviewer yang banyak bukanlah satu-satunya jaminan kelancaran penerbitan. Anda juga harus tahu cara merawat hubungan baik dengan mereka agar mereka selalu bersedia ketika dimintai bantuan untuk meninjau naskah. Berikut beberapa tips praktis yang bisa Anda terapkan:

• Kirimkan Panduan Peninjauan yang Jelas: Sediakan rubrik penilaian atau panduan review (review guidelines) yang terstruktur di dalam OJS agar reviewer tidak kebingungan saat mengevaluasi naskah.
• Batasi Beban Kerja Reviewer: Jangan terlalu sering mengirimkan naskah kepada reviewer yang sama dalam waktu berdekatan. Idealnya, seorang reviewer hanya diberikan maksimal 2 hingga 3 naskah saja dalam satu tahun.
• Berikan Apresiasi yang Layak: Berikan sertifikat penghargaan (reviewer certificate) secara berkala atau cantumkan nama-nama mereka dalam daftar ‘Acknowledgment to Reviewers’ di edisi akhir tahun sebagai bentuk ucapan terima kasih resmi dari dewan redaksi.
• Komunikasi yang Sopan dan Fleksibel: Selalu gunakan bahasa yang santun saat mengirimkan email permintaan peninjauan dan berikan kelonggaran waktu yang realistis (misalnya 2 hingga 4 minggu) untuk menyelesaikan proses review.

Kapan Admin Harus Menonaktifkan Akun Reviewer?

Admin harus menonaktifkan akun reviewer jika reviewer tersebut terbukti melakukan pelanggaran etika publikasi, tidak lagi aktif dalam dunia akademis, atau berulang kali mengabaikan tugas peninjauan tanpa memberikan konfirmasi kepada redaksi. Keputusan ini penting diambil demi menjaga efektivitas kerja tim editorial secara keseluruhan.

Menonaktifkan akun bukan berarti menghapus data historis peninjauan mereka yang terdahulu. Di OJS 3, Anda bisa menonaktifkan akun (disable user) tanpa kehilangan rekam jejak review yang pernah dilakukan oleh yang bersangkutan. Tindakan ini mencegah sistem mengirimkan email otomatis atau penugasan naskah baru kepada orang yang sudah tidak aktif lagi, sehingga editor dapat lebih fokus menyalurkan naskah kepada reviewer yang lebih responsif.

Pentingnya Mengisi Bidang Keahlian (Reviewing Interests) Reviewer

Banyak admin jurnal yang melewatkan pengisian kolom ‘Reviewing Interests’ saat mendaftarkan reviewer baru. Padahal, fitur ini sangat penting untuk jangka panjang. Ketika jurnal Anda semakin berkembang dan menerima puluhan naskah setiap bulannya, editor akan kesulitan mengingat satu per satu keahlian dari puluhan reviewer yang terdaftar di database.

Dengan mengisi bidang keahlian menggunakan kata kunci yang spesifik, editor cukup mengetikkan kata kunci tertentu di kolom pencarian saat proses penugasan naskah (assign reviewer), dan OJS 3 akan langsung menampilkan daftar nama reviewer yang memiliki kompetensi yang cocok. Hal ini tentu menghemat waktu editorial dan meminimalisir kesalahan penunjukan reviewer yang tidak kompeten di bidangnya.

Kesimpulan

Menerapkan cara menambah reviewer baru di OJS 3 dengan benar adalah langkah krusial dalam administrasi jurnal ilmiah. Melalui pengelolaan akun yang rapi, pengisian metadata peran yang tepat, serta komunikasi yang baik dengan mitra bestari, proses penyaringan naskah ilmiah akan berjalan dengan lebih efisien, transparan, dan profesional. Pastikan Anda selalu memperbarui database reviewer Anda secara berkala agar kualitas publikasi jurnal Anda tetap terjaga dengan prima.

admin, garuda

Kontributor · Riset Akademik & Publikasi Ilmiah

Tim Redaksi JagoJurnal menyusun panduan akademik berdasarkan riset kata kunci dan kebutuhan nyata pembaca seputar skripsi, tesis, dan publikasi jurnal ilmiah.