Cara Mengurus ISSN Jurnal Baru Online Melalui Portal Brin / Lipi

Mengelola sebuah jurnal ilmiah adalah upaya yang mulia dan penuh tantangan. Salah satu tahapan krusial untuk memastikan jurnal Anda memiliki kredibilitas dan pengakuan di kancah nasional maupun internasional adalah dengan memiliki International Standard Serial Number (ISSN). Pertanyaan umum yang sering muncul adalah mengenai cara mengurus ISSN jurnal baru ke LIPI. Namun, perlu dicatat bahwa saat ini proses pengurusan ISSN sudah beralih dari LIPI ke Badan Riset dan Inovasi Nasional (BRIN) melalui Pusat Data dan Dokumentasi Ilmiah (PDDI) BRIN. Artikel ini akan memandu Anda secara komprehensif mengenai langkah-langkah mengajukan ISSN untuk jurnal baru Anda, baik yang akan terbit secara online maupun cetak, memastikan setiap tahapan dapat Anda ikuti dengan cermat.

ISSN berfungsi sebagai identitas unik untuk setiap terbitan berkala, termasuk jurnal ilmiah. Tanpa ISSN, jurnal Anda akan sulit diidentifikasi, diindeks, dan diakui secara resmi. Proses pengajuannya memang membutuhkan ketelitian dan pemenuhan berbagai persyaratan, tetapi dengan panduan yang tepat, Anda bisa menyelesaikannya dengan lancar. Mari kita selami lebih dalam setiap aspek yang perlu Anda ketahui dalam perjalanan mengurus ISSN jurnal baru Anda.

Apa Itu ISSN dan Mengapa Penting untuk Jurnal Anda?

International Standard Serial Number, atau yang lebih dikenal dengan singkatan ISSN, adalah sebuah kode identifikasi numerik unik yang diberikan kepada publikasi serial atau berkala, seperti jurnal, majalah, surat kabar, prosiding, hingga database. Setiap ISSN terdiri dari delapan digit angka yang dibagi menjadi dua kelompok empat digit, dipisahkan oleh tanda hubung, dan digit terakhir merupakan angka kontrol. Nomor ini bersifat permanen dan unik untuk setiap judul serial yang diterbitkan, tidak peduli dalam format apa pun (cetak, online, CD-ROM, dll.).

Pentingnya memiliki ISSN bagi jurnal ilmiah Anda tidak bisa diremehkan. Berikut adalah beberapa alasan mengapa ISSN menjadi sebuah keharusan:

• Kredibilitas dan Pengakuan Internasional: ISSN adalah standar internasional yang memberikan validitas dan pengakuan resmi terhadap keberadaan jurnal Anda. Ini menunjukkan bahwa jurnal Anda telah memenuhi standar tertentu dan diakui sebagai publikasi serial yang sah.
• Memudahkan Pengindeksan: Sebagian besar basis data pengindeks jurnal, baik nasional (seperti SINTA) maupun internasional (seperti DOAJ, Google Scholar, Scopus), menjadikan ISSN sebagai salah satu syarat mutlak. Dengan ISSN, jurnal Anda lebih mudah ditemukan dan diakses oleh para peneliti di seluruh dunia.
• Identifikasi Unik: Dalam lautan informasi ilmiah, ISSN membantu membedakan jurnal Anda dari judul-judul lain yang mungkin memiliki nama serupa. Ini mencegah kebingungan dan memastikan bahwa kutipan atau referensi mengarah pada jurnal yang tepat.
• Persyaratan Akreditasi Jurnal: Bagi perguruan tinggi atau lembaga penelitian yang ingin mengakreditasi jurnalnya melalui ARJUNA (Akreditasi Jurnal Nasional), memiliki ISSN adalah langkah pertama yang tidak dapat ditawar. Akreditasi meningkatkan reputasi dan kualitas jurnal secara signifikan.
• Pengarsipan dan Aksesibilitas: ISSN memfasilitasi proses pengarsipan di perpustakaan nasional maupun internasional, sehingga memastikan keberlanjutan akses terhadap karya-karya ilmiah yang Anda terbitkan.

Singkatnya, ISSN adalah paspor bagi jurnal Anda untuk memasuki dunia ilmiah yang lebih luas, memberikan identitas, kredibilitas, dan aksesibilitas yang sangat dibutuhkan.

Perubahan Lembaga: Dari LIPI ke BRIN dalam Pengelolaan ISSN

Bagi sebagian besar akademisi dan pengelola jurnal di Indonesia, penyebutan LIPI (Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia) masih sangat melekat dalam benak ketika berbicara tentang pengurusan ISSN. Memang benar, selama puluhan tahun, LIPI-lah yang menjadi pusat rujukan untuk layanan pendaftaran dan pengelolaan ISSN di Indonesia melalui Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII LIPI). Namun, lanskap kelembagaan riset di Indonesia telah mengalami perubahan signifikan dalam beberapa tahun terakhir.

Seiring dengan restrukturisasi besar-besaran, seluruh lembaga riset dan pengembangan (litbang) milik pemerintah, termasuk LIPI, LAPAN (Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional), BATAN (Badan Tenaga Nuklir Nasional), dan BPPT (Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi), telah diintegrasikan ke dalam satu payung besar yang baru: Badan Riset dan Inovasi Nasional (BRIN). Integrasi ini bertujuan untuk menyatukan dan menguatkan ekosistem riset dan inovasi di Indonesia.

Dengan terbentuknya BRIN, otomatis fungsi dan layanan yang sebelumnya berada di bawah LIPI, termasuk pengelolaan ISSN, kini berada di bawah koordinasi BRIN. Lebih spesifik lagi, Pusat Data dan Dokumentasi Ilmiah (PDDI) BRIN adalah entitas yang saat ini bertanggung jawab penuh atas layanan ISSN di Indonesia. Oleh karena itu, jika Anda mencari informasi mengenai cara mengurus ISSN jurnal baru ke LIPI, perlu dipahami bahwa secara operasional, Anda akan berinteraksi dengan portal dan prosedur yang dikelola oleh BRIN. Perubahan ini hanyalah mengenai payung kelembagaannya, sementara esensi layanan dan standar yang diterapkan tetap terjaga dan bahkan ditingkatkan.

Meskipun demikian, tidak jarang masyarakat masih menggunakan frasa “mengurus ISSN ke LIPI” sebagai kebiasaan lama. Yang terpenting adalah memahami bahwa jalur resmi saat ini adalah melalui portal dan prosedur yang telah ditetapkan oleh BRIN. Artikel ini akan merujuk pada BRIN sebagai lembaga pengelola ISSN yang berlaku saat ini.

Syarat-Syarat Utama Pengajuan ISSN Jurnal Baru

Sebelum Anda memulai proses pendaftaran ISSN, ada baiknya untuk memahami dan menyiapkan semua persyaratan yang dibutuhkan. Persiapan yang matang akan sangat membantu kelancaran proses pengajuan Anda. Berikut adalah daftar syarat-syarat utama yang perlu Anda penuhi, baik untuk jurnal cetak maupun online:

1. Informasi dan Identitas Penerbit

• Surat Pengantar Permohonan ISSN: Ditujukan kepada Kepala PDDI BRIN, berisi permohonan penerbitan ISSN.
• Surat Pernyataan Kesediaan Menerbitkan Jurnal Secara Berkala: Ditandatangani oleh pimpinan institusi atau penanggung jawab penerbit.
• Salinan Akta Pendirian Lembaga/Institusi atau SK Pendirian: Jika penerbit adalah sebuah lembaga atau perguruan tinggi, lampirkan dokumen legalitas pendiriannya. Untuk individu atau komunitas, mungkin diperlukan surat keterangan domisili.

2. Informasi dan Konten Jurnal

• Judul Jurnal: Pastikan judul jurnal Anda unik, belum digunakan oleh jurnal lain, dan tidak ambigu.
• Fokus dan Ruang Lingkup (Focus and Scope): Deskripsikan secara jelas dan spesifik area kajian jurnal Anda. Ini akan membantu identifikasi bidang ilmu dan menarik penulis serta pembaca yang relevan.
• Dewan Redaksi (Editorial Board): Daftar nama anggota dewan redaksi lengkap dengan afiliasi dan latar belakang keilmuan. Disarankan minimal 5 orang dari 3 institusi berbeda (nasional/internasional) dengan reputasi akademik yang baik.
• Mitra Bestari / Reviewer: Daftar nama mitra bestari (peer reviewer) yang akan melakukan peninjauan artikel. Disarankan minimal 5 orang dari 3 institusi berbeda dengan kepakaran relevan.
• Jadwal Penerbitan (Publication Frequency): Tentukan konsistensi jadwal terbit jurnal Anda (misalnya, dua kali setahun, tiga kali setahun, atau empat kali setahun). Komitmen terhadap jadwal ini sangat penting setelah ISSN diterbitkan.
• Pedoman Penulis (Author Guidelines): Aturan penulisan artikel yang jelas dan terperinci, termasuk format, gaya sitasi, dan etika publikasi.
• Contoh Artikel (Minimal 5 Artikel): Sediakan minimal 5 artikel contoh yang sudah siap terbit, sesuai dengan fokus dan ruang lingkup jurnal, serta mengikuti pedoman penulis. Artikel-artikel ini akan menjadi materi awal jurnal Anda.
• Kebijakan Plagiarisme (Plagiarism Policy): Pernyataan tegas mengenai kebijakan anti-plagiarisme yang diterapkan jurnal Anda.
• Alamat dan Kontak Editor: Informasi kontak lengkap penanggung jawab jurnal.

3. Persyaratan Tambahan Berdasarkan Format Jurnal

Untuk Jurnal Online:

• Alamat URL Jurnal: Wajib memiliki website jurnal yang sudah berjalan dan fungsional. Platform Open Journal Systems (OJS) sangat disarankan karena kemudahannya dalam pengelolaan dan pengindeksan.
• Tampilan Website Profesional: Website jurnal harus memiliki tampilan yang profesional, mudah diakses, dan berisi semua informasi jurnal secara lengkap (focus and scope, editorial team, author guidelines, contact, dll.).
• Digital Object Identifier (DOI): Jika jurnal Anda sudah memiliki DOI, informasi ini juga dapat dilampirkan. Namun, ini bukan syarat wajib untuk ISSN awal.

Untuk Jurnal Cetak:

• Contoh Halaman Sampul (Cover): Desain sampul jurnal yang menarik dan informatif, mencantumkan judul jurnal, volume, nomor, tahun, dan logo penerbit.
• Halaman Imprint / Kolofon: Halaman yang berisi detail penerbitan, termasuk judul jurnal, ISSN (jika sudah ada untuk edisi sebelumnya), dewan redaksi, alamat penerbit, dan informasi hak cipta.

Pastikan semua dokumen disiapkan dalam format yang diminta (umumnya PDF atau JPG) dan diberi nama file yang jelas agar mudah diunggah.

Langkah-Langkah Praktis Mengurus ISSN Jurnal Online/Cetak Melalui Portal BRIN

Setelah semua persyaratan di atas Anda siapkan dengan matang, kini saatnya untuk memulai proses pengajuan ISSN melalui portal resmi BRIN. Ikuti langkah-langkah berikut secara berurutan:

1. Kunjungi Portal Resmi ISSN PDDI BRIN

Langkah pertama adalah mengakses situs web resmi untuk pengajuan ISSN di bawah PDDI BRIN. Buka browser internet Anda dan kunjungi alamat https://issn.pdii.brin.go.id/. Pastikan koneksi internet Anda stabil untuk menghindari gangguan selama proses pengisian formulir.

2. Pendaftaran Akun Penerbit

Jika Anda atau institusi Anda belum memiliki akun, Anda perlu mendaftar terlebih dahulu. Klik tombol atau tautan ‘Daftar’ atau ‘Register’. Anda akan diminta untuk mengisi informasi dasar seperti:

• Nama Lengkap Penanggung Jawab
• Nama Institusi/Penerbit
• Alamat Email Aktif (penting untuk verifikasi dan komunikasi)
• Nomor Telepon
• Membuat Kata Sandi

Setelah mengisi data, Anda mungkin perlu melakukan verifikasi akun melalui email yang telah didaftarkan. Ikuti instruksi verifikasi untuk mengaktifkan akun Anda.

3. Pengisian Formulir Permohonan ISSN Online

Setelah akun terverifikasi dan Anda berhasil masuk (login) ke portal, cari menu atau opsi ‘Pengajuan ISSN Baru’ atau ‘Permohonan ISSN’. Anda akan diarahkan ke formulir online yang harus diisi dengan cermat. Beberapa informasi yang perlu Anda masukkan antara lain:

• Jenis Publikasi: Pilih ‘Jurnal’ atau ‘Terbitan Berkala’.
• Judul Jurnal: Masukkan judul jurnal Anda secara lengkap dan benar.
• Singkatan Judul (jika ada): Sesuai standar ISO.
• Penerbit: Nama institusi atau individu yang menerbitkan.
• Kota Terbit: Kota di mana jurnal diterbitkan.
• Media Publikasi: Pilih ‘Online’ atau ‘Cetak’ (atau keduanya jika ada rencana).
• Bahasa: Bahasa utama yang digunakan dalam jurnal.
• Frekuensi Terbit: Sesuai dengan jadwal yang Anda rencanakan.
• Fokus dan Ruang Lingkup: Isi sesuai deskripsi yang sudah Anda siapkan.
• Informasi Kontak Editor: Email dan nomor telepon yang bisa dihubungi.
• URL Jurnal (untuk jurnal online): Pastikan tautan ini berfungsi dengan baik.

Periksa kembali setiap kolom yang Anda isi untuk menghindari kesalahan penulisan.

4. Unggah Dokumen Pendukung

Pada tahap ini, Anda akan diminta untuk mengunggah semua dokumen persyaratan yang telah Anda siapkan sebelumnya. Pastikan dokumen-dokumen tersebut dalam format yang disyaratkan (biasanya PDF untuk dokumen teks dan JPG/PNG untuk gambar seperti sampul). Beri nama file yang jelas dan deskriptif. Beberapa dokumen yang umumnya diunggah meliputi:

• Surat Pengantar Permohonan ISSN.
• Surat Pernyataan Kesediaan Menerbitkan Jurnal.
• Salinan Akta Pendirian/SK Pendirian Lembaga.
• Daftar Dewan Redaksi dan Mitra Bestari.
• Pedoman Penulis.
• Contoh Artikel (minimal 5 artikel).
• Contoh Halaman Sampul (untuk jurnal cetak).
• Halaman Imprint (untuk jurnal cetak).

Pastikan ukuran file tidak melebihi batas maksimum yang ditetapkan oleh sistem. Jika perlu, kompres ukuran file tanpa mengurangi kualitas. Setelah semua dokumen terunggah, pastikan untuk menekan tombol ‘Simpan’ atau ‘Submit’.

5. Proses Verifikasi dan Review Awal

Setelah Anda mengirimkan permohonan, tim PDDI BRIN akan melakukan verifikasi awal dan meninjau kelengkapan serta kesesuaian dokumen yang Anda ajukan. Proses ini memerlukan waktu, biasanya beberapa hari kerja hingga beberapa minggu. Anda dapat memantau status permohonan Anda melalui akun di portal ISSN.

Jika ada persyaratan yang kurang atau perlu perbaikan, tim BRIN akan menghubungi Anda melalui email atau melalui notifikasi di akun portal. Tanggapi dan lengkapi revisi yang diminta sesegera mungkin agar proses tidak tertunda.

6. Penerbitan ISSN

Apabila semua persyaratan telah terpenuhi dan tim PDDI BRIN menyetujui permohonan Anda, ISSN akan diterbitkan untuk jurnal Anda. Anda akan menerima notifikasi melalui email dan ISSN tersebut akan muncul di akun portal Anda. Selamat, jurnal Anda kini memiliki identitas standar internasional!

Tips Agar Pengajuan ISSN Anda Berjalan Lancar dan Efisien

Meskipun proses pengajuan ISSN terlihat sederhana, beberapa detail kecil bisa menyebabkan penundaan. Berikut adalah beberapa tips praktis untuk memastikan pengajuan ISSN Anda berjalan lancar:

• Persiapan Dokumen Sejak Dini: Jangan menunggu sampai menit terakhir. Kumpulkan dan siapkan semua dokumen persyaratan jauh-jauh hari. Pastikan setiap dokumen sudah diverifikasi kebenarannya dan dalam format yang benar.
• Pahami Panduan Resmi: Sebelum memulai, luangkan waktu untuk membaca seluruh panduan atau FAQ yang tersedia di portal ISSN PDDI BRIN. Ini akan memberikan pemahaman mendalam tentang harapan dan standar yang ditetapkan.
• Fokus dan Ruang Lingkup Jelas: Pastikan ‘Focus and Scope’ jurnal Anda sangat jelas, spesifik, dan konsisten dengan contoh artikel yang dilampirkan. Ketidakjelasan di bagian ini seringkali menjadi penyebab revisi.
• Kualitas dan Keseragaman Contoh Artikel: Artikel-artikel contoh yang Anda lampirkan harus berkualitas baik, sesuai dengan pedoman penulis, dan mencerminkan standar ilmiah yang ingin dicapai jurnal Anda. Pastikan formatnya seragam.
• Website Jurnal yang Profesional (untuk online): Jika jurnal Anda online, pastikan website jurnal (terutama OJS) sudah berjalan dengan baik, semua menu berfungsi, dan berisi informasi lengkap tentang jurnal. Tampilan yang rapi dan fungsional memberikan kesan positif.
• Komunikasi Aktif: Sering-seringlah memeriksa email yang Anda daftarkan dan notifikasi di akun portal ISSN Anda. Tanggapi setiap permintaan atau pertanyaan dari tim BRIN dengan cepat dan jelas.
• Teliti Sebelum Mengirim: Sebelum menekan tombol ‘Submit’, periksa kembali semua isian formulir dan dokumen yang diunggah. Satu kesalahan kecil bisa memperlambat proses secara signifikan.
• Ketersediaan SDM: Pastikan ada tim redaksi yang solid dan memiliki komitmen untuk mengelola jurnal secara berkelanjutan. Ini menunjukkan keseriusan Anda sebagai penerbit.

Dengan menerapkan tips-tips ini, Anda akan meningkatkan peluang permohonan ISSN Anda disetujui dalam waktu yang lebih cepat dan tanpa hambatan yang berarti.

Pentingnya Konsistensi dan Kualitas Jurnal Setelah Memiliki ISSN

Mendapatkan ISSN adalah pencapaian penting, tetapi ini bukanlah akhir dari perjalanan. Justru, ini adalah awal dari komitmen Anda sebagai penerbit jurnal untuk menjaga kualitas dan konsistensi. ISSN memberikan identitas, namun reputasi dan dampak jurnal Anda akan sangat bergantung pada bagaimana Anda mengelolanya setelah nomor tersebut diterbitkan. Ada beberapa aspek penting yang harus Anda perhatikan secara berkelanjutan:

• Konsistensi Penerbitan: Patuhi jadwal publikasi yang telah Anda janjikan saat pengajuan ISSN. Jurnal yang terbit secara teratur menunjukkan profesionalisme dan ketergantungan. Ketidakpatuhan terhadap jadwal dapat mengurangi kredibilitas jurnal dan menyulitkan proses pengindeksan selanjutnya.
• Menjaga Kualitas Artikel: Tetap prioritaskan kualitas ilmiah dari setiap artikel yang diterbitkan. Terapkan proses peer review yang ketat dan objektif. Kualitas isi adalah fondasi utama yang akan menarik penulis, pembaca, dan sitasi.
• Etika Publikasi: Pastikan jurnal Anda menjunjung tinggi etika publikasi ilmiah, termasuk menghindari plagiarisme, fabrikasi data, dan konflik kepentingan. Transparansi dan integritas adalah kunci untuk membangun kepercayaan komunitas ilmiah.
• Pengelolaan Website Jurnal (untuk online): Pastikan website jurnal Anda (terutama OJS) selalu terawat, mudah diakses, dan informasinya up-to-date. Perbarui volume dan nomor jurnal secara berkala, serta pastikan arsip artikel lama tetap tersedia.
• Upaya Pengindeksan Lanjut: Setelah memiliki ISSN, langkah selanjutnya adalah mendaftarkan jurnal Anda ke berbagai basis data pengindeks, baik nasional (seperti SINTA, Garuda) maupun internasional (seperti DOAJ, Google Scholar, Copernicus, bahkan Scopus jika kualitas sudah sangat mumpuni). Setiap pengindeks memiliki persyaratan tambahannya sendiri.
• Promosi Jurnal: Sosialisasikan jurnal Anda melalui berbagai saluran, seperti media sosial, seminar, dan jaringan profesional. Semakin banyak orang yang mengenal jurnal Anda, semakin besar potensi penulis dan pembaca yang tertarik.
• Pembaruan Informasi Dewan Redaksi dan Mitra Bestari: Pastikan daftar dewan redaksi dan mitra bestari selalu relevan dan diperbarui jika ada perubahan keanggotaan.

Perlu diingat bahwa BRIN atau lembaga ISSN lainnya dapat meninjau ulang status ISSN sebuah jurnal jika tidak memenuhi standar atau tidak aktif dalam jangka waktu tertentu. Oleh karena itu, komitmen berkelanjutan terhadap manajemen jurnal yang baik adalah kunci untuk mempertahankan dan meningkatkan profil ilmiah publikasi Anda.

Kesimpulan

Mengurus ISSN untuk jurnal baru Anda, baik cetak maupun online, adalah langkah fundamental menuju pengakuan dan kredibilitas di dunia ilmiah. Meskipun prosesnya kini beralih dari yang dulu dikenal sebagai “mengurus ISSN ke LIPI” menjadi melalui portal resmi BRIN, esensi dari persiapannya tetap sama: ketelitian, kelengkapan dokumen, dan pemahaman yang baik tentang setiap tahapan. Dengan mengikuti panduan lengkap mengenai syarat dan langkah-langkah praktis yang telah diuraikan, Anda dapat mengoptimalkan proses pengajuan ISSN.

Ingatlah bahwa ISSN bukanlah tujuan akhir, melainkan awal dari komitmen Anda untuk secara konsisten menjaga kualitas dan etika publikasi jurnal Anda. Sebuah jurnal yang memiliki ISSN, dikelola dengan baik, dan diisi dengan konten berkualitas, akan berkontribusi signifikan terhadap kemajuan ilmu pengetahuan dan mendapatkan tempat terhormat di komunitas ilmiah. Dengan kesabaran dan dedikasi, jurnal Anda siap mengukir jejaknya di ranah publikasi ilmiah global.